Ismétlődő feladatok követése

Sziasztok,

Jelenleg nem tudunk még (főleg kapacitáshiány miatt) mindent automatizálni, ezért jócskán vannak olyan feladatok, amik ismétlődnek és fontosak.

Azt kell biztosítani, hogy ezek a csapatban hozzá legyenek rendelve egy emberhez (vagy csoporthoz, bár ez még kevésbé működik), ne felejtsék el, ellenőrizhető legyen, hogy végrehajtották és át tudják adni, ha nem érhetőek el.

Minden elérhető kollaborációs szolgáltatás (Outlook, Jira, Excel..stb.) rendelkezésre áll, de nyilván ez munkaszervezés kérdése is egyben.

Jó lenne elkerülni, hogy a PM-nek, szakmai vezetők ideje azzal teljen, hogy ezeket track-elik.

Ti ezt hogyan oldottátok meg?

Üdv,
Tassadar

Hozzászólások

Nálunk erre régebben voltak az egyik pm rendszerünkben recurring- vagy continuous-típusú feladatok. Ez minden adott periódusban tudott jelezni és így nem felejtődött el. Ha erre nem alkalmas a pm rendszer, akkor egy sima ismétlődő (Google, Outlook stb.) naptárbejegyzést létrehozni, ami adott időszakban pingel (e-mail, Slack üzenet stb.) a feladathoz tartozó linkkel, leírással. Ha biztosra akartok menni, akkor a feladat határideje után pár napra pingelje a pm-et is, akinek semmi más teendője nincs, csak ránéz a feladatra 1 perc alatt, hogy elkészült-e vele a delikvens.

Ha a legegyszerűbb megoldást akarjátok választani, akkor ez is elhagyható, és bőségesen elegendő egy sima feladat, amiben a céldátumot és mondjuk az állapotát állítja a delikvens, akinek a munkáját nagyban segíti, ha ezek a lépések is konkrétan le vannak írva a taskban. Ergo egy példa task leírása:

1: Teendő: ellenőrizni, hogy van-e újabb frissítés.

2: Teendő: biztonsági frissítés esetén frissíteni, majd élesíteni (a kód kerüljön be a megfelelő helyekre).

3: Teendő: tesztelés.

4: Projekt menedzsment: a task céldátumát egy hónappal későbbre állítani.

5: Projekt menedzsment: a task státuszát "needs work"-re/"postponed"-re állítani.

6: Projekt menedzsment: a task kommentjei közé kerüljön be, hogy "xyz dátumkor a frissítés megtörtént" vagy "xyz dátumkor a frissítések ellenőrizve lettek, nem volt teendő".

Szerkesztve: 2020. 09. 25., p - 14:20

"ezért jócskán vannak olyan feladatok, amik ismétlődnek és fontosak.

...

Jó lenne elkerülni, hogy a PM-nek, szakmai vezetők ideje azzal teljen, hogy ezeket track-elik."

tipikus....plus ember nincs kornyezetet fejleszteni , de azert csendben/gond nelkul mukodjon ES a management-nek ne kelljen vele dolgozni. hanyok az ilyen PM-tol/'szakma vezetestol'....

Jelenleg nem tudunk még (főleg kapacitáshiány miatt) mindent automatizálni, ezért jócskán vannak olyan feladatok, amik ismétlődnek és fontosak.

vegyenek fel embert/ceget aki megcsinalja es majd ha kesz van utana lehet hatradolni es nezni a reportokat, hogy mukodik-e....az a baj, hogy ennyi info alapjan sörözős beszelgetest lehet tartani, de a kornyezethez passzolo megoldast nem tudsz adni. az ordog mindig a reszletekben rejlik es ami jo az egyik helyen az nem valoszinu, hogy hatekony lesz mashol is.

szerintem itt a hup-on biztos talalnak embert/ceget aki penzert megcsinalja nekik.

Ha jól értem, arra nincs kapacitás, hogy a feladatok elvégzését automatizálják. Arra viszont van ember, hogy a feladatokat elvégezze manuálisan. A kérdés arra vonatkozott imho, hogy a manuális feladatvégzést hogyan lehet a legegyszerűbben számon tartani.

De majd Tassadar kijavít, ha nem jól értettem.

Nem minden feladatot éri meg automatizálni. Ami túl komplex, túl változékony, azt nem érdemes. Például nálunk van olyan két hetent ismétlődő feladat, ahol közben fel kell (kéne, jó lenne, mikor hoghy) hívni emberkéket, hogy legyenek szívesek ezt vagy azt csinálni, mielőtt megnyomom a gombot. Elméletben ezt meg lehetne oldani automata hívással, ami kinézi a telefonkönyvből, az emberke naptárjából, meg az aktuális vezető fejéből gondolatolvasással, hogy kit is hívjon fel, majd a hívás után megvárja hogy megtörténjen ami kell, és akkor hozzányúl egy olyan dologhoz amihez ha szarul nyúl hozzá, akkor... De inkább nem írom le, mert még rágondolni is borzasztó.

Szóval az ilyen dolgot egyszerűbb, ha én csinálom, kézzel, két hetente 1-2 órát rászánva.

Leprogramozni hetekbe kerülne, karbantartani fél événte néhány nap, így soha nem hozná be a ráköltött fejlesztési idővel azt az időt, amennyivel gyorsabban futna le automatizáltan.

Az a baj ezzel, hogy egy csomo minden nincs benne, csak tisztan a megsporolt ido (ill. hogy mennyit tolthetsz vele maximum, hogy megerje).

  • Ha fejleszto/uzemelteto vagy, valoszinuleg jobban szeretsz programozni/scriptet irogatni, mint valami unalmas taskot ellenorizni. Szoval megerheti tobbet foglalkozni vele, mert nem monoton, hanem kreativ munka.
  • Ha automatizalsz valamit, a kovetkezo, nagyon hasonlo automatizalas konnyebben es gyorsabban fog menni, mert lesz benne tapasztalatod, es akar kodot is atvehetsz a korabbibol.
  • Ha a feladatot eddig napi 1x vegezted a "koltsege" miatt, automatizalas utan futhat akar percenkent is, mert magatol megy. Ez neha minosegi tovabblepest is jelenthet.
  • Kapcsolodo, de ha gyorsan megkapod az eredmenyt (kattintasz, es rogton ott van), az megint minosegi valtozas, a latency sokszor idegesiti az embereket (ld. web).
  • Ha valami automatikusan megy, kisebb az emberi hiba lehetosege, mert nem ember vegzi.
  • Geppel pontosabb, konzisztensebb lehet az eredmeny.

When you tear out a man's tongue, you are not proving him a liar, you're only telling the world that you fear what he might say. -George R.R. Martin

Gondolom a Jira is képes valamilyen ismétlődő/ütemezett feladatot/ticketet generálni - én azzal csinálnám: adott csoportra rárakva a feladatot, a feladat határideje előtt x idővel megjelenik az új jegy (amikortól már megcsinálható az adott feladat), a határidő előtt y idővel meg megy az eszkaláció a főnöknek, aki tudja triggerelni a megfelelő embert. (sok éve OTRS-ben volt szerencsém ilyet csinálni...)

Jó lenne elkerülni, hogy a PM-nek, szakmai vezetők ideje azzal teljen, hogy ezeket track-elik.

Ha dragabb automatizalni (mert bonyolult lenne leprogramozni), akkor meg ott vannak a titkarnok/asszisztensek/adminisztratorok, akiknek olcsobb az ideje a PM-hez kepest, es kepesek lehetnek arra, hogy ranezzenek minden utemezett dolog keszen van-e, es szoljanak az illetekesnek, ha nem. Ha sok ilyen task van, megerheti felvenni valakit.

When you tear out a man's tongue, you are not proving him a liar, you're only telling the world that you fear what he might say. -George R.R. Martin

Szerkesztve: 2020. 10. 01., cs - 12:17

Jira ServiceDesk. Az mindent (is) csinal, ha uzemeltetes jellegu a feladat. Itt aztan van valaszido tracking, meg minden nyalanksag, a riportokkal egyutt.

Jira Board-ok (ebben az esetben talan Kanban) ha inkabb fejlesztes jellegu a feladat. Itt meg minden stage-re allithattok trigereket.

Mivel van API-ja, egy jo kis Python app-al meg aztan azt csinal az ember amit nem szegyel veluk. 

+1 Jira

Nálunk is van ilyen, két hetente "magától" megjelenik a feladat.

Nálam van egy feladatkezelő rendszer amit én írtam. Lehet sablonokat is létrehozni benne és azokat időzíteni kb úgy mint a cron. Minden feladat interakció értesítést küld a résztvevőknek. Egy feladat max három réstvevős: létrehozó, kijelölt felelős, jelenlegi személy (ez tovább dobható a másik kettő fix.). Minden feladat alá lehet fájlokat rakni és mindegyikhez van egy fórum is. A feladatokat csoportokba (project alá lehet szervezni) a feladatokhoz checklistet lehet készíteni.

Az összes checklist elemet meg lehet jeleníteni egy közös kanban táblán/user.