intézményi levelezés hosszútávú megőrzése

 ( gentoojedi | 2018. április 25., szerda - 14:07 )

Sziasztok

Az új adatvédelmi törvénynek köszönhetően meg kell öt évre visszamenőleg őrizni az email címeket. Egy nagyságrendileg száz email címet jelent és 5TB-ot saccolok.
Mivel nincs saját levelező szerverünk, így külső szolgáltatónál van a levelezésünk, aminek a tárhelye nem korlátlan. Eddig ezt úgy oldottuk, meg, hogy mindenki levelezőklienst használt és a 14 napnál régebbi levelek a kliensek által törlődtek. Így a munkatársak levelezésének további sorsa mindenkinek saját felelősségére lett bízva.
Az új törvény miatt ez a megoldás nem maradhat, továbbá a visszaéléseket is szeretnénk elkerülni, ezért mindenképpen meg kell őrizzük a leveleket. A szolgáltató tárhelye nem játszik. Nem engedhetünk meg magunknak ekkora költséget, meg nem is ésszerű, ekkora tárhelynél ez bőven kimeríti a megfizethetetlen kategóriát.

Arra gondoltunk, hogy beállítanánk a szerver mellé egy sima pc-t 2db 6TB-os merevlemezzel, szoftveres raid1-el, Windows 10+Outlook 2016-tal és belőnénk rá az összes fiókot.
Microsoftos kollégák és guruk már biztos nevetnek, hogy ez az outlook korlátai miatt legetetlen.
Legjobb tudásom szerint az Outlook 2016 100GB-os pst-t tud maximum kezelni. Ez megoldható lehetne úgy, hogy email címenként szétbontanánk pst fájlokra, de feltételezem, 100 db postafiókot sem tudna elkezelni az outlook.
Az az ötlet is felmerült, hogy 10 db windows fiók lenne, külön futtatna egyidőben outlookot és minden outlookba csak 10 emailfiókot kell beállítani. Feltételezem ehhez irdetlan sok ram kell meg a prociból sem elég az i3.

Várom a javaslatotokat, hogyan oldanátok meg. Ha nincs jobb az általam felvázoltnál, akkor érdekelne mekkora vasat célszerű venni. Mivel az anyai lehetőségeink erősen korlátozottak nem ugorhat a költségek milliós nagyságúra.

Hozzászólás megjelenítési lehetőségek

A választott hozzászólás megjelenítési mód a „Beállítás” gombbal rögzíthető.

A külső szolgáltatótól (ahol a levelezés fut) nem lehet árajánlatot kérni archiválásra? 5év megőrzés, X postafiókkal, napi mentéssel...?

Mit is szeretnél?
„...öt évre visszamenőleg őrizni az email címeket. Egy nagyságrendileg száz email címet jelent és 5TB-ot saccolok.”
Tehát 100db e-mail cím megőrzése 5 évig?
Vagy esetleg van 100db mail fiókotok és meg kell őrizni az azokba érkező és onnan küldött leveleket?
Sajnos itt többen még nem végezték el a jediképzőt, így optimális megoldást csak pontos specifikáció után tudnának javasolni.
BTW, ha beszarik a sima PC tápja és agyonbaßßa mind2 HDD-det, akkor mit fogsz csinálni?

E-mail fiókra gondoltam természetesen nem email címre.

"Sajnos itt többen még nem végezték el a jediképzőt"
Én meg nem csináltam magyar nyelvvizsgát, mivel nekem a galaktikus közös nyelv az anyanyelvem, így előfordulnak nyelvi pontatlanságok. :D

"BTW, ha beszarik a sima PC tápja és agyonbaßßa mind2 HDD-det"
Ezt nem tudom elképzelni minőségibb tápegység és egy Maxx PC Protect kombóval. De ha mégis, akkor mivel van egy tucat WD red winyónk, panelcsere és kész az adatmentés.

De ennyi erővel leéghet az intézmény és akkor is minden megsemmisül. Ha ez bekövetkezik, akkor meg úgyis ugrott az állásom.

Offsite archivum? Ugyanis manapság az archivumot illik legalább két telephelyen, min. két példányban tárolni.

Nem elmépzelni kell, hanem felkészülni a lehetőségre.
písz

Ha már nyelvtanba kötsz bele, akkor legalább te is írj helyesen! :D

agyonbaßa.
Az ß ugyanis a SS, ami kb. SSz magyarul. (lásd még Straße vagy Strasse)

Egyrészt nem a nyelvtanba kötöttem bele, másrészt igazad van. Ki is dobtam a billentyűzetet.

"Várom a javaslatotokat, hogyan oldanátok meg."

Vennék egy MailStore licencet x darab postafiókra, belőném az archiválást (GDPR megfelelő stb.), tud dedup-ot, tud keresni az archívumban, elérhető az archívum weben, mobil eszközön stb. Az archívumot pedig offsite menteném.

Kb. 130 postafiók, levelek megőrizve 2000 óta. MailStore archivum mérete 202 GB, a mentése 204 GB.

Ha érdekes, árajánlatot tudok adni.

--
trey @ gépház

http://www.mailpiler.org
Deduplikáció és tömörítés akár zfs-el, csak legyen a szerverben elég RAM.

leggyengebb lancszemnek a szolgaltatotok tunik. Erdemes lenne felmerned, hogy mekkorak a mailboxok, es szetnezni, ajanlatot kerni mas mail szolgaltatoktol. A masik gondnak azt latom, hogy egy kikukazott pc-t [teszkos hdd-kkel] akarsz befogni szerver celra, amit win10-zel + outlook-kal sulyosbitasz.

En a helyedben megfontolnam az alabbit email archivalas cimszo alatt:

- egy vps / berelt szerver, amit havi 30k alatt megkapsz mar, es (nagyjabol) levettek a nyakadrol a hw meghalas problemajat, amellett, hogy szervernek valo kornyezetben helyzik el + netkapcsolat
- felteszel ra egy open source archivalo cuccot (pl. a piler-t)
- a szolgaltato mail szerveret ugy konfiguraltatod, hogy a leveleiteket kuldjek az archivumba bcc-kent

Btw. a mailstore eseten (a vendor honlapjan levo listaarral szamolva) 2100 v. 2600 EUR koltseged is lesz az 1. evben - az elobbieken felul.

Ha jobban utana szamolok, akkor lehet felveszem a portofilomba havi 80k HUF-ert egy ~500 GB-os archivum SaaS szolgaltatasat a vultr (vagy egy hazai szolgaltato vasan) :-)

--
'Amikor az embernek rossz szerencséje van, az rossz szerencse' - Best of Leekens, a foci feltamasztoja (muhahaha)

Köszönöm a javaslatokat!

A szűkös költségvetés miatt bandy javaslata alapján és csak a legfontosabb fiókok lesznek archiválva.

Tudtommal jogosultak vagytok a Microsoft ingyenes oktatási Office 365-jére.
Miért nem használjátok azt, ha szűkös a költségvetés?

Üdv,
Marci

Sajnos nem. Mivel múzeumpedagógiából bevételünk származik, ezért kényes. Emiatt futottunk is pár kört, telefonáltunk a microsoft magyar képviseletének. Kértük tőlük állítsanak ki igazolást, mert több számítástechnikai cég is úgy ítélte meg, jogosultak vagyunk. Nem tudtak egyértelmű állást foglalni, csak annyit mondtak, hogy ha kapunk egy ellenőrzést és mégsem vagyunk jogosultak, akkor nem a számítástechnikai boltot büntetik meg. Saját bőrömre meg kockáztatni nem fogok. A vezetőség egyből rám tolna minden felelősséget.

Az oktatási jogosultságot leíró dokumentum itt található:
http://www.microsoftvolumelicensing.com/DocumentSearch.aspx?Mode=3&DocumentTypeId=7

Szerinted ennek melyik része nem igaz Rátok:
"Közgyűjtemény: olyan állandó jellegű, alapvetően oktatási vagy esztétikai célokat szolgáló közösségi fenntartású múzeum, amely szakképzett személyzettel rendelkezik és kézzel fogható tárgyakból rendszeres kiállításokat szervez a nyilvánosság számára."

Az egész dokumentum 2 oldal. Ebből a közgyűjtemény 3 rövid sor. Ebben a fent idézett három sorban egy hang sem szól arról, hogy ne lehetne bevétele az intézménynek. Ráadásul gondolom van jogászotok is, 10 percnél többet csevegéssel együtt sem visz az életéből. Nem a Te felelősséged az értelmezése.

Rettentően meglepne, ha akadna bárki is, aki ne mondaná ez alapján, hogy jogosultak vagytok.

Üdv,
Marci

bár nem tudom 100-nál is muxik, de mint ötlet, Syno NAS mailserver belő (4 lemezes), a mailserver a szolgáltatónál lévő szerverről leszedi a maileket, lokálisan berakja az inbox-ba, és a NAS imap-on elérhető, küldés a NAS-on keresztül megy. Backup-nak még egy NAS (2lemezes), és HyperBackup-pal mentés oda, vagy akár távoli szerverre, USB-re

Kisebb cégnél használom így a dolgot, azóta nem kell bajlódnom a lokális mailboxokkal a pc-n meg ha elmegy egy kolléga, mert a NAS-on ott van minden, ha kell cégvezető meg eléri az elment kolléga mailboxát webmail-en keresztül
--
ESET és Synology hivatalos viszonteladó