YSoft SafeQ: Biztonságos nyomtatás, nem csak papíron (x)

Ha biztonságról van szó vállalati környezetben, a legtöbben valószínűleg a cégek számítógépein, szerverein őrzött érzékeny dokumentumok megfelelő védelmére gondolnak - ugyanakkor a legtöbb vállalat máig rengeteg érzékeny adatot tárol papíron is, a fizikai dokumentumok biztonsága pedig legalább olyan fontos mint a szervereken lévőké.

A potenciális veszélyek már a nyomtatásnál előjönnek: miután a cég illetékese elindítja a folyamatot, nem elhanyagolható időbe telhet, míg odaér az iroda másik végében elhelyezett nyomtatóhoz - ezalatt bármelyik arra tévedő alkalmazott belepillanthat az elkészült, bizalmas adatokat tartalmazó dokumentumba. Rosszabb esetben időközben a nyomtatási sorban a következő helyen álló munka is elkészül, egy figyelmetlen - viszont a nyomtatóhoz közel ülő - kolléga pedig azzal együtt felnyalábolhatja az érzékeny anyagot.

Többrétegű védelem

A hasonló esetek kockázatát csökkentené gyakorlatilag nullára a cseh Y Soft, SafeQ néven futó nyomtatásfelügyeleti rendszerével. A termék a vállalat kötelékében használt nyomtatókat egy webes háttérrendszerre fűzi fel, amellyel a cég részlegeire vagy akár egyénekre lebontva is egyszerűen szabályozhatók a nyomtatókkal kapcsolatos jogosultságok. A módszerrel például egy adott időszakon belül kijelölt oldalszámra korlátozható, hogy egy-egy alkalmazott mennyit nyomtathat (ennek lejártával az adminisztrátortól kell engedélyt kérnie), netán adott osztályoknál letiltható a színes nyomtatás, ha nincs rá feltétlenül szükség.

A YSoft SafeQ egyik legfontosabb biztonsági funkcióját a dolgozók nyomtatóknál történő azonosítása jelenti, amellyel könnyen megelőzhetők a fentebb vázolt kellemetlen helyzetek: az íróasztalnál megkezdett nyomtatást a rendszer csak akkor hajtja végre, ha annak elindítója az adott készüléknél azonosítja magát. Ez többféle módon is történhet, a rendszer a céges belépőkártyák, tokenek, PIN kód, felhasználónév-jelszó párosok, sőt ezek különböző kombinációinak használatát is lehetővé teszi. A Y Soft rendszerében természetesen a szerver-szerver, kliens-szerver és szerver-nyomtató kommunikáció is titkosítva zajlik, sőt, a nyomtatási sor is titkosított.

A használatot kényelmesebbé teszi továbbá, hogy a felhasználók kezelésére címtáron keresztül is lehetőség van, legyen szó AD, OpenLDAP vagy Novell Directory megoldásokról. A felhasználók ütemezett betöltésével megspórolható a kézi, dupla regisztráció - ugyanakkor erre is lehetőség van központi címtár hiányában, akár egyesével, akár CSV fájlból tömegesen. A Y Soft terméke kliensoldalon a Windows mellett Mac és Linux támogatással érkezik, szerveroldalon a rendszer - egyelőre - Windowsra támaszkodik.

A YSoft SafeQ a munkafolyamatok akadálytalanságáról is gondoskodik, a feltétel-akció-értesítés kulcsszavakra építő szabályrendszerével egy készülék meghibásodása esetén automatikusan átirányítható az adott feladat egy másik szabad gépre, a felhasználó pedig értesítést is kap erről. A rendszer emellett klaszterezhető, szerverkieséstől és a szolgáltatás leállásától nem kell tartani.

Szabályozott, visszanézhető szkennelés

A szoftver azonban nem csak a nyomtatást, hanem a dokumentumok szkennelését is biztonságosabbá teszi, miután segítségével pontosan átlátható, hogy az alkalmazottak közül ki, mikor és melyik készüléket használta, illetve hogy a beolvasott dokumentumot hova továbbította. A szkennelt anyagokkal kapcsolatban továbbá akárcsak a nyomtatási jogosultságok estében, számos ponton szabályozhatók a dolgozók lehetőségei, beállítható például, hogy azok csak egy a cég által kijelölt, biztonságos tárolóba legyenek menthetők - ez lehet valamilyen külső cloud szolgáltatás is. Mindezeken túl külön riasztások beállítására is lehetőség van, ha valaki munkaidőn kívül használná valamelyik gépet.

A nyomtató és szkennerhasználat visszakövetését nagyban megkönnyíti a YSoft SafeQ jelentéskészítési funkciója. Utóbbival az egyes divíziók vagy egyének tevékenysége is kielemezhető, egy adott időszakra lebontva, ami nem csak az áttekinthetőbb, biztonságosabb működést, de a papírtakarékosabb nyomtatóhasználatot is elősegítheti. A Y Soft testreszabható jogosultságkezelési rendszerének hála a riportkészítés egy adminjogokkal nem rendelkező felhasználónak is engedélyezhető, így azzal nem kell feltétlenül a rendszergazdának foglalkoznia. Az egyes telephelyekre mindezek mellett helyi adminisztrátorok is felvehetők az eszközök kezelésére, így tehermentesítve a központi IT-t.

Akár modulonként, előfizetésre

A cseh vállalat terméke moduláris, használatához nem kell feltétlenül a teljes csomagot megvenni, elég a kiszemelt funkciókért fizetni. Vannak ugyanakkor modulok, amelyek nem működnek egymás nélkül, a bármely nyomtató egyenértékű használatát lehetővé tevő Print Roaming előfeltétele például a felhasználó hitelesítésére szolgáló modul. A YSoft SafeQ-t licenc vásárlásával vagy előfizetéses konstrukcióban is lehetőség van igénybe venni, minden esetben csak a használatban lévő eszközök után kell fizetni. Probléma esetére a vállalat a nap 24 órájában elérhető ügyfélszolgálatot működtet. A rendszer a céges környezetben használt nyomtatók és kártyaolvasók szinte mindegyikével igénybe vehető - gyakorlatilag gyártófüggetlen megoldásról van szó, a korábbi modelleknél előfordulhat, hogy azok valamely funkciót nem támogatják, a szoftver további részei azonban probléma nélkül futnak.

A 2000-ben alapított, erősen B2B fókuszú Y Soft mára leányvállalataival öt kontinensen jelen van. Az innovációra fektetett hangsúlyt jól mutatja, hogy a vállalat több mint 285 alkalmazottjának közel harmada dolgozik fejlesztési területen, a cég ráadásul az ugyancsak cseh alapítású Be3D akvirálásával már a 3D nyomtatás területén is tapogatózni kezdett, jelenleg két, saját fejlesztésű, megfizethető készülékkel van jelen a piacon. A cég mind a fejlesztést, mind pedig a gyártást Csehországban végzi, jelenleg világszerte több mint 14 ezer ügyfelet tudhat magáénak, a kis- és középvállalatoktól az olyan óriásokig mint a BMW, a T-Mobile, a Boeing vagy az Exxonmobil. További részletek Y Soft weboldalán.

(A Y Soft Magyarország megbízásából készült anyag.)