Bejövő emailek kezelése központilag

Sziasztok!

Cégünk központi email címére érkező leveleket jelenleg 2 kolléganő próbálja kezelni megosztott Exchange postaládán keresztül. Ezen szeretnénk változtatni, mivel előfordul, hogy fontos üzenetek "elkallódnak". Korábban az volt az elv, hogy mindenki látott mindent, de így sem volt jó hiszen nem volt semminek gazdája, mindenki foglalkozott mindennel de senki nem intézett el semmit.
Egy olyan rendszer után kutatok, amely hozzáilleszthető egy, vagy több postaládához, és a beérkező levelek kapnak egy pl. ügyszámot majd azzal ha valaki foglalkozik az a többiek számára is látszik. Ha elintézte lezárja stb.
Gondoltam az OTRS-re is, de kicsit okosabb rendszer mint az adott feladat.
Van ötletetek, hogy a legegyszerűbben hogyan lehet ennyit megoldani?

Köszi!