Üdvözlet,
a napi irodai és számlaügyek kapcsán már fejünkre nő a papírhalom és az erősen offline jellegű dokumentumkezelés. Nem is tudom, mi itt a szakszerű kategória: talán ERP kellene nekünk?
A szkennelgetett, emailben elküldözgetett számlák és Excel-birkózás helyett szeretnék fellelni egy olyan rendszert, ami az alábbi kritériumoknak megfelel:
1. saját szerveren futtatható:
Sok olyan számlánk van (műszaki K+F tevékenységet is végzünk: pl. spéci alkatrészek), aminek tárolása nem biztonságos olyan bérelt tárhelyen/felhőn, ahová "véletlenül" más is beleláthat. Ugyanakkor fontos, hogy ezek bárhonnan elérhetőek legyenek, ezért kell web-alapú rendszer.
2. Ide jön rögtön a biztonság: komoly https és egyéb sec támogatás elengedhetetlen. Szívesen használnánk hardveres tokent is (olyat, ami tényleg profi: úgy olvastam, RSA cucc bukott már meg ilyen szinten), továbbá többszintű autentikációt, plusz SMS-jelszóval, ha lehet. Nem baj, ha szigorúbb az egész, mint némely netbank. Jöhet 4096 bites kulcs is. Ipari DELL notijaink vannak most éppen, ezekben van SmartCard aljzat: hátha pont jól jönne erre célra. De lehet szó USB-s tokenről, vagy valami RFID/Bluetooth jellegűről is, mindegy, csak a combosabb fajtából legyen.
3. Képes a többszintű felhasználókezelésre:
Egyes userek csak korlátozott módon lássanak bizonyos erőforrásokat (pl. a könyvelő letölthessen bizonyos számlákat, de pl. belső műszaki doksikat nem). Valaki láthasson bele a naptári bejegyzésekbe, valaki pedig nem. Gondolom ez alapvető funkció.
4. Valamilyen szinten képes legyen a számlák feltöltésekor az user azokat főkönyv-szerűen is letárolni, azaz egyfajta könyvelőrendszer-jellege is legyen (pl. a mindenkori Áfa egyenleg láthatósága). Tehát tárolja/összesítse a számlák adatait, valamint mellékletként a szkennelt számlaképet is. Ha teljes funkciós könyvelőrendszer is benne foglaltatik, az főnyeremény. Azt hiszem, ez a legnehezebb pont, mivel a magyar számviteli és egyéb szabályok a legidiótábbak/legbonyolultabbak Európában, ráadásul szinte hetente változik valami apró részlet mindig. Innen látom, hogy csak egy "magyarított", folyamatosan frissítésekkel rendelkező megoldás jöhet szóba.
5. A naptárat már említettem, a lényeg az, hogy a kollégák tudjanak felvinni ide eseményeket. Ha ez mobilról is működne, az szuper. Természetesen a biztonságból ezen platformon sem leadva (Android telókat használnánk hozzá, de spéci rommal, a lehetőségek szerinti legszigorúbb beállításokkal).
6. Valamiféle belső fórum, ahol egyes témákat és a hozzájuk tartozó metaadatokat (pdf-ek, kapcsolási rajzok stb.) fel lehet csatolni. Azaz valami rendezett dokumentumtár is jöjjön létre idővel.
8. Ha még profi email-szerverként is tudna működni, az igazán szuper lenne. Így az email box-ok is védettebbek lennének, mint most a sima bérelt postafiókban.
9. Természetesen mindez nem ingyen kellene: a magyar számviteli szabályok követése és implementálása lényeges, azaz kell a rendszeres upgrade. A legjobb valami open-source rendszer lenne, aminek van magyar gondozója, akitől meg lehet venni a számviteli többletfunkciók időszakonkénti frissítését.
10. Mivel mikrovállalkozás vagyunk (3 ember használná állandó jelleggel a rendszert), ezért nem tudjuk a Microsoft vagy más „birodalmi csillagromboló” multi erre szolgáló nehézsúlyú rendszereit megfizetni/implementáltatni.
ui: Tudom, hogy sokkal egyszerűbb lenne a válasz, ha szóba jöhetne cloud is, de sajnos nem.
Lehet, hogy valakinek a fenti szempontok triviális feladványok, de én még nem tudtam rátalálni a megfelelőre. A mikrovállalkozások azámára nagyon jó, ügyes és olcsó számlázó/ügyviteli stb. rendszerek érhetőek el (pl. szamlazz.hu) de sajnos mind cloud alapú. Ez egy virágboltnál vagy normál kereskedőcégnél nem akkora gond, de nekünk túl nagykockázat lenne „nyílt levelezőlapra” tenni a szellemi termékeinkhez kapcsolódó infókat ilyen módon.
Szóval fene tudja, mi a jó ide igazán (ERP? talán fűszerezve egy kis CRM-el is itt-ott): egy amolyan „mindent bele” platform kellene. Sajnos 40-50 féle rendszer reklámja jön szembe, ezért végképp nem lehet tisztán látni.