Dokumentum scannelése, rendezése

Fórumok

Következő problémára keresek megoldást: dokumentum (hivatalos levelek, számlák, garancialevelek) bescannelése és elhelyezése egy struktúrában, minimális munkával. Itthonra kell, szóval kicsi volumen de nincs rá sok idő.

Scannelési adatforrás:

- legjobb lenne telefon fényképezője (iphone 7s)
- második legjobb az ADF-es scanner (epson WF-4545)

Formátum

- PDF, opcionális OCR

Elhelyezés:

- preferált: Synology NAS-on bárhogy (samba megosztás, db, bármi)
- esetleg: Google Drive

Platform: 

- synology csomag vagy docker konténer, esetleg akármi más (VM-ben)

Fontos lenne hogy lehessen tag-elni a doksikat és legyen jó kereső lehetőség.
Fontos lenne a jó backup lehetőség.

Synology Office-t felraktam, egyelőre jónak tűnik de minden megoldás (főleg ha valakinek jó tapasztalata van vele) érdekel!

Köszi!

Hozzászólások

Sziasztok!

Valamennyire kapcsolódik a kérdésem a témához.

A kérdésem az lenne, hogy a beszkennelt dokumentumokat milyen formában tároljátok? Én inkább valami logikusan felépített mappa struktúrát használnék főként pdf fájlokkal. Van valami tanácsotok, ötletetek, elnevezéssel, csoportosítással, egyéb kezeléssel kapcsolatban? Otthoni használatra nekem felesleges lenne valamilyen dokumentum kezelő szoftver.

Előre is köszönök minden ötletet!

Ha tényleg nem nagy darabszám, akkor mappanév és filenév elég a rendszerezésre. Előnye, hogy évtizedek múlva is visszakereshető. Nem kell aggódni, hogy nincs meg már az archiváló szoftver. 
Ha később bővíteni kell a gyújteményt, még mindig bevezethetsz egy tag-eken alapuló megoldást.

Fotókra egyébként használom a Shotwell-t, de fenti szisztéma alapján bármilyen más képnézegetővel is megtalálom a keresett képet.

Simple Scan nevu Androidos appot hasznalom. Tobb oldalt is tud termszetesen egy pdf-be scannelni es nekem ez itt eleg. Onnantol en rendezem mappa-strukturaba ezeket. Mivel nem dokumentumok ezreiről, százezreiről van szó, ezért tagelés, keresés nekem nem fontos, mert nagyon könnyen megtalálom a keresett iratot.

Kb ezt kell elképzelni:

Iratok > Munka > X ceg > Bérpapirok 2011 > pdf file(ok): Bérpapir 2020.01.pdf, Bérpapir 2020.02.pdf, Bérpapir 2020.03.pdf...
Iratok > Munka > X ceg > Munkaszerződés > pdf file(ok)
Iratok > Lakás > Biztosítás > 2020 > pdf file(ok)
Iratok > Lakás > Adásvétel > Földhivatal > pdf file(ok)
Iratok > Lakás > Adásvétel > Közjegyző > pdf file(ok)
Iratok > Lakás > Hűtő > Garancialevél > pdf file(ok)
...

Fotóknál ugyanez van:
Fotók > Dátum - Esemény neve > fotók, pl:

Fotók > 2008.12.24. - Karácsony, Lengyeltóti > fotók
Fotók > 2016.07.16. - Vitorlázás, Sibenik > fotók
...

A backup sem gond, bármivel fog menni (nem kell hozzá spéci program sem, csak 2-3 (amennyire biztosra akarsz menni) USB meghajtó. Cserébe bármilyen gépről bárhogy olvasható, a meghajtók maguk titkosíthatóak könnyedén, nem függök az internettől vagy bármi más szolgáltatótól/szoftvertől. A tárhely lényegben korlátlan és végtelenül gyors. Pár havonta egyszer 10 perc alatt pedig tudod iktatni+backupolni az új dolgokat. Mindhárom drive fel van cimkézve: 1, 2, 3. Minden iratot, fotót először az 1-esre másolok fel, majd onnan a 2-re és onnan a 3-ra. Így nincs véletlen felülírás, világos, hogy hogy haladnak az adatok. Jobb-klikk tulajdonságokkal pedig meg is tudok győződni ha akarok, hogy valóban ugyanaz a tartalma mindegyik "Iratok" mappának (darabszám-méret).

Az igényeimnek tökéletesen megfelel. Hangsúlyozom: az én igényeimnek. Minden mással csak több szívás, üzemeltetés, költség, stb lenne. Sose volt arra se szükségem, hogy konkrétan tartalomba keressek. A fentebb vázolt struktúrában még az is megtalálja 30 másodperc alatt a keresett dokumentumot, aki most látja először.

Nem hiszek abban, hogy valami csoda-app majd az elmúlt 15 évben mindenféle telefonról összefotózott ömlesztett fotókat majd értelmesen berendezi, kereshetővé teszi (nem biztos hogy van mindig meta), stb.. nyilván csinálnak valamit, de az úgyse az és úgy lesz ahogy nekem kell és nem fogja kiválógatni a szemetet sem. A munkát (rendezést) nem hiszem, hogy meg lehet spórolni. Az iratok fizikai eredetijét is természetesen megtartom rendezett formában - ha minden kötél szakad, akkor az is megvan.

Szerkesztve: 2020. 08. 21., p - 20:30

Hát, nálam adott a Nextcloud, én ott tárolom, és rémlik, hogy van csomag Synologyra is (de bőven lehet hogy csak haluzok). És az OCR-t nekem a szkenner (illetve gondolom a hozzá adott csodaszoftver) intézi.

Meg fogtok kövezni, de Google drive app-nak van scanner funkciója, ami több oldalas pdf-et gyárt, és amikor feltölti, lemegy rá az ocr és a típus ellenőrzés, azaz visszakereshető dátum és tartalom alapján.

Btw, Google Drive minden feltöltött pdf-et OCR-ez, innentől pedig tartalmilag is kereshetőek lesznek.

Hivatásos pitiáner
neut @