Digitális iroda nulláról

Iroda

Van valakinek tapasztalata teljesen digitális irodáról? Jelenleg még nincs semmi, tehát nulláról lehet kezdeni.
Szívesen fogadok ötleteket, vagy konkrét tapasztalatokat.

Leírom én mire gondoltam (program neveket direkt nem írok, vagy többet mert nem egyértelmű melyik a jó választás)

- Ügyfél nyilvántartás - valamilyen crm
- Számlázás - számlázó progi ami pdf-et generál hitelesítve
- Bejövő számlák - ??
- Projekt kezelés - projekt kezelő progi belső használatra
- Ticketing rendszer - ez ugye projekt függő, de ide csak a hibajegyeket felvenni, akár ügyfél által is
- Szerződések - ezt scannelni és tárolni valahol
- Egyéb belső doksik - google docs, office365 stb.
- Egyéb bejövő doksik - dokumentum tár, fájl szerver stb

Mint látszik a problémám kapásból az, hogy ez kb. 5 különböző progi, felület stb. Tehát alapban jó lenne valami egységes ami mindezt tudja, vagy a nagy részét. Illetve a dokumentumok tárolása nem egyszerű mivel ügyfélhez is kell csatolni, de kereshető is legyen és könnyen el lehessen érni. Szóval erre várnék ötleteket, tanulmányokat.

  • 2696 megtekintés

Lehet, hogy sok esetben jogi szabályozás lehetővé teszi a papír mellőzését. De sajnos sok esetben az emberek (ügyfelek, partnerek, beszállítók, stb.) között még mindig tartja magát a makacs nézet, hogy az a tuti, ami ki van nyomtatva, le van írva papírra. Akkor meg, ha még pecsét is van rajta, na akkor a legtutibb. Ezzel meg nem nagyon tudsz mit kezdeni, hiszen évtizedeken keresztül A Pecsétes Papír (így, naggyal és vastagon) volt a mérvadó. És nincs ez másképp ma sem. Sajnos. Míg vannak országok, ahol akár egy üzleti szerződés köttetik egy kézfogással, nálunk ugyanarról készül egy min. 2 oldalas, papír alapú szerződés. És ez azért van, mert ebben az országban az adott szónak nincs se becsülete, se értéke. Nem ok nélkül.

Mi év elején csak egy szimpla teljes körű e-számlázást szerettünk volna bevezetni minden ügyfélnél. Volt olyan ügyfél, aki úgy felháborodott a dolgon, mintha minimum a veséjét akarnám eladni, vagy adócsalók lennénk. De nem, csak tele lett a f@szunk a Magyar Királyi Postával.
Szóval nem a technikai része lesz nehéz, hanem az emberi. De az nagyon.

Te még nem dolgoztál így vagy nem sikerült így dolgokat venned? :)

Pénteken rendeltem a tető szélesítéséhez faanyagot, ma kihozták, de tízezer forinttal többe került, mint ahogy megbeszéltük, mert a deszkákat gyalulva kértem és annak a költségét elfelejtettük hozzáadni, amikor telefonon egyeztettünk, aztán nem volt nálam annyi készpénz. Végül arra jutottunk a fuvarossal, hogy vigyem be valamikor a telepre a teljes összeget, mert még megy egy másik házhoz is, visszafelé meg nem erre akart jönni... mindezt úgy, hogy most rendeltem tőlük először és százezer feletti összegben. Szóval szerintem van egyfajta pecsét-papír-fejléc fétise az embereknek, pedig nincs rá alapvetően szükség...

Finnországban biztosan így van. Bár a kézfogást általában követi a papírozás, ha mindkét fél igent mond, akkor a szerződés megkötöttnek minősül. A papír ráér, előfordul, hogy a teljesítés és a fizetés is is megtörténik, mire helyére kerül a papír (ami sokszor csak egy PDF, vagy email).
--
Csaba

Hasonlóan tapasztalom és gondolom már elég régóta, hosszú irodai, IT kapcsolatú munkakörben.
A technikai részt lényegében meg lehetne oldani majdnem mindennel kapcsolatban, csak elektronikusan.
Az emberi ellenállás egy irodán belül és a partnereknél kívül, ma sokkal nagyobb korlátja a papírmentes irodának mint a technika.

Sajnálatos +1 :(

Ötletelhetnénk itt napestig, hogy ilyen digitális aláírás, olyan smart card, ilyen dokumentum-kezelő, olyan folyamat-kezelő rendszer, amint az ügyfél/hatóság/akárki a képbe kerül, bukó az egész. Még akkor is, ha rendelet van arról, hogy nem bukó (e-személyi site-on a jogi szabályozás oldal linkeli), mert nincs rajta pecsét.
És ez egy ördögi kör, amiből marha nehéz lesz kijutni, mert amíg az emberek azt hiszik, hogy a digitális aláírás az, hogy géppel rajzolod rá a neved és a pecsétet, addig nem fogják elfogadni. És amíg nem fogadják el, nem fogják megismerni. Goto 1.

BlackY
--
"en is amikor bejovok dolgozni, nem egy pc-t [..] kapcsolok be, hanem a mainframe-et..." (sj)

Én megtenném a digitális aláírás _mellett_ (a Reader tudja is ezt), de olyanokról beszélünk, akik még az aláírópecsétet se fogadják el, merthát azt bárki használhatja... :(

BlackY
--
"en is amikor bejovok dolgozni, nem egy pc-t [..] kapcsolok be, hanem a mainframe-et..." (sj)

Mennyiből tartana rávarázsolni 2 grafikai elemet? 0. A saját rendszerünk az iktatószámot, dátumot és a feltöltő nevét pattintja rá mindegyik dokumentum tetejére.
Egy pecsét meg egy aláírás sem jelentene problémát, ha az ügyfél lelki nyugalmának épp az kéne.
De amúgy digitális aláírás tekintetében (szinte) minden ügyfél analfabéta. No nem csak az ügyfelek, legtöbb esetben a hatóságoknál dolgozók is.

+1
Régóta próbálunk minden papírt kiváltani, de sajnos nagyon nehéz kivezetni az emberek fejéből.
A jogszabályi háttér ugyan meg van teremtve, de a hatóság sokszor makacskodik a digitális okiratok miatt.

--------------
„If there were no hell, we would be like the animals. No hell, no dignity.”

( ffpp v | 2017. 03. 27., h – 12:39 )

Nem lehet (reálisan) megvalósítani. Többen írták, hogy nem is a saját szabályozás vagy kollégák, hanem a partnerek miatt.

--
jAzz

( dragi v | 2017. 03. 27., h – 13:48 )

Többen írták a partner és emberi problémát. Köszönöm. A dolgozók nyilván ezt fogják használni, mivel ezzel találkoznak rögtön. Oktatás stb.

A partner rész persze kellemetlenebb, de egyrészt nem feltétlen akarok mindenféle emberrel üzletelni, másrészt külföldi partner is játszik (lásd mentalitás beli probléma). Tehát engem továbbra is érdekelne a technikai megvalósítás.

Mi ezt a következőképpen oldjuk meg:
- ügyfelek a netes portálunkra a megfelelő helyre töltik fel a dokumentumaikat ( számlák, bank, szerződések satöbbi )
- a dolgozóink a portálunkon keresztül férnek hozzá ezekhez a dokumentumokhoz és dolgozzák fel könyvelésen, bérszámfejtésen.
- Lényegében minden ezen a portálon keresztül zajlik, az ügyfél is azon keresztül kap percrekész információt, kimutatásokat, stb.
Persze ez sem teljesen digitális, mert vannak olyan dokumentumok, amiket sajnos mindenképpen ki kell nyomtatni, x évig megőrizni.

Igen saját fejlesztés. Folyamatosan fejlesztik bele a helyzetek adta speciális funkciókat. Projekteket kezel, mindenféle jogosultsági szinteket, van benne automatikus/manulis feladatkiosztó/feladatkezelő rendszer, dokumenkezelő rendszer (feltöltés, jóváhagyás, feltöltés véglegesítése, függő státusz, hiányzó dokumentumok feltöltése, kontroll, könyvelendő státuszok,szerződések stb) , ügyfelekkel ezen keresztül megy a levelezés, könyvelőszoftver adatbázisából ez nyalja ki az adatokat, NAV-os adatszinkron ( folyószámla, törzsadat,adóellenőrzés), automatán küldi ki az ügyfeleknek számszerűen, hogy mikor mit és mennyit kell fizetni ( áfa, társasági adó, stb), Riportok: Áfa analítika, eredménykimutatás, főkönyv, főkönyvi kartonok, havi riport, pénzforgalmi kimutatás, pontozatlan tételek.
Már több cégnél is használják a rendszerünket. Böngésző és db független.
Keress meg privátban, ha bővebben érdekel.

( dragi v | 2017. 03. 27., h – 13:55 )

Frissítettem a nyitó topicot pár konkrétummal.

( Luther | 2017. 03. 27., h – 14:08 )

Én a cégnél nulláról írtam mindent, amit használunk, mert nem találtam instant megoldást sok problémára.
A számlázó programot nyilván nem muszály neked megírni, mivel a pdf exportot mindegyik tudja, továbbá excel-be is tud sok progi exportálni, amit feltöltesz a vállalati rendszerbe, ami feldolgozza stb. Számlázó szinten elég sokoldalú a NaturaSoft számlapro, ami elég csekélyen emeli a költségeket, mivel 3x kHuF…

--------------
„If there were no hell, we would be like the animals. No hell, no dignity.”

( seferbt v | 2017. 03. 27., h – 14:40 )

- Ügyfél nyilvántartás - valamilyen crm
- Számlázás - számlázó progi ami pdf-et generál hitelesítve
- Bejövő számlák - ??

Több olyan online számlázó van, ami ezeket egyben tudja, én ezeket ezek egyikével fedném le.

( cherockee v | 2017. 03. 27., h – 20:29 )

Szerintem a fentiek félreértették, és a papirmentesités felé tolták a témád, pedig ha jól értem egyszerűen csak alapoktól akarsz felépiteni egy ügyvitelt, és ehhez kérdezed merre indulj.

Javaslat: keress egy kommunikálni képes programozót (önreklám, igen). Bármilyen konkrét program megnézése előtt nézzétek végig a folyamataitokat, mit jelent egy project, milyen lépései vannak, milyen adatok jönnek létre, milyen feladatkörök és felelősségi körök vannak, mi automatizálható, mi számonkérhető, mit kell mérni (mindig kell mérni, ne hibázd el már az elején). Ez szervezeti mérettől függő idő, de minden perce aranyat ér, már egész hamar, de főleg közép távon hálálódik meg.

Nekieshetsz kész szoftverekkel, kimenő számlát készitő programok vannak, azzal nincs is gond, legtöbb olcsó, és tud import-export funkciókat. CRM már nagyobb kérdés, ügymenettől függ, ha nincs nagyon kitalált több lépcsős értékesitésetek, sok csatornátok, nem biztos, hogy ezzel kéne kezdeni (az értékesités fontos, de nem biztos, hogy van is mit adminisztrálni több lépcsőben).

A project kezelés és ticketing "az ugyan az". Itt van a legtöbb kérdés, erre univerzális program szerintem nincs nagyon, kellenek a folyamatok, események, feladatkörök, utána lehet rá találni szoftvert, de esélyes, hogy ha nem jól kijárt területről van szó (pl. autószerviz), akkor nem lesz rá célprogram. Ha igen, akkor is kellhet alakitani, ha kicsit is újitasz az üzleti kérdésekben. Én a project kezelés köré szervezném a többit, a számlák a lezárt project-ből jönnek, a doksik ahhoz csatolódnak, ...

A google docs féle doksitárakat nagyon nem javaslom, illetve csak amig nincs a project kezelőbe belerakva az a funkció, ahol az adott adatot tároljátok. Jegyzőkönyveket lehet docs-ban tárolni, project-ekről feladatlistákat, de én még nem láttam céget, ahol ez működött volna, nincs reporting, nincs értesités, ... (office termékeket nem annyira ismerem, de maga a doc/xls struktúrálatlansága miatt nem javaslom).

(Dokumentum tárolást, ha nem kell a dokumentumokat is feldolgozni, pl. tartalmukban is keresni, akkor kb. egy alap project manager program megoldja, csatold az ügyfélhez/feladathoz/lépéshez, és nincs vele több dolgod.)

Ha jelenleg tervezési fázisban vagy, akkor ne konkrét programot keresgélj, hanem előbb legyen terved a szervezetről. Célhoz eszközt, ne eszközökből sejtést a célra.

Papír mentest is szeretnék. A nyitó topicból kiderült, szerintem, hogy a folyamatokhoz keresek progikat, amikkel papír mentesen meg lehet ezeket oldani. Ha van. Ha nincs akkor a saját írása a jobb út (?). Pont erre keresek tapasztalatokat. Nem is írtam pont ezért sehol program neveket, max általánosságban pár ötletet.

Szerintem ha találsz programokat akkor is meg kell írni valakinek az export import részt. Ha egyáltalán van apija.
A hátránya, hogy ahány program annyi kinézet.
Én a komplex rendszer mellett tenném le a voksot. Bár haza beszélek ezzel, mert ugye ezt csinálom.
De több ügyfél is jött, hogy jó az ami most van csak ez meg az kell ezt így kellene azt meg úgy. Aztán végül egyedi rendszerek lettek a cégekre szabva.

pch
--
http://www.buster.hu "A" számlázó
--

Nagyon jól összefoglaltad a lényeget, szerintem is a tervezés, rajzolgatás a legfontosabb része az egésznek. Persze itt is könnyű elszállni, mert ha mindenből azonnal a maximum kerül a tervekbe, akkor vagy nem lesz megfelelő program, vagy saját fejlesztés esetén a akkora ár jön ki az egész projektre, ami elriasztó tud lenni. Viszont kihagyni sem érdemes a hosszú távon megvalósítandó dolgokat a tervezési fázisban, mert alapjaiban befolyásolhatja a terveket. Ezért priorizálni kell az igényeket, elképzeléseket, de minimum valami "feltétlenül kell az induláskor / nagyon jó lenne már most / majd később biztosan kell / elvagyunk nélküle / nem fontos" jellegű bontást csinálni. Ez alapján sokkal könnyebb a szóba jöhető kész szoftvereket objektíven szelektálni, és/vagy a fejlesztők számára átadni az információkat a funkcionális specifikáció elkészítéséhez.

--
http://eVIR.hu
Elektronikus Vállalatirányítási Információs Rendszer

( Aadaam v | 2017. 03. 27., h – 21:55 )

Mail/domain: gApps - rögtön van office-od is meg felcsatolható hálós drive-od, csomó cucc jól integrálódik vele alapból
CRM: Zoho (miniCRM ha specifikusan magyart akarsz) - én mondjuk excelben tartom de ez saját para
Számlázás: billingo (sok a szamlazz.hu -s, de mi billingo)
Projekt kezelés: saját az Trello, ügyfelek Asana-n és Jira-n (META-INF-et ajánlom mint integrátort)
Ticketing rendszer: CRM-eknek része, ZenDesk, valami miniCRM-ben is van (valami Jira plugint egyszer csináltak hozzá valakik)
Szerződések: üdvözöl a Google Docs. Valami okostelós progi, bár az én scannerem tol PDF-et is
Egyéb belső doksik: ebből nálunk káosz van formátumilag (.sketch, Axure .rp, marvel protók, proto.io protók, stb) de főleg gDrive
Egyéb bejövő doksik: gDrive

Ezen kívül még Confluence-et használunk doksikra, de az megint azért van, mert a mi jellegű doksijainkat az jobban tudja.

Az aláírt papírok meg mennek a könyvelőnek dobozban, tárolgassa ő.

Tanulmány: rendszerint minden ügyfélnek van egy saját drive foldere, amit ő csak read-only lát, nekünk a programjaink viszont közvetlen beléjük mentenek. Van, hogy ennek csak egy részét látja (pl. Public), esetleg csak kilinkelünk belőle, az átadás technikai okokból gyakran nem ebben zajlik, viszont a projekt végén így nincs azzal hiszti, hogy minden fájlt megkapott-e (igen)

A meetingeket a gCalendar intézi, ezt mi share-eltük egymás közt, azaz tudjuk ki mikor busy. Mondjuk mi alapvetően az officeless irodában hiszünk (még sose fizettem annyit teaházban mint egy coworking space-ben és nem érzem hogy bármi pluszt nyújtana)

Munkaidőt a toggle mér.

Egy csomó dolgot (sales pipeline pl) trello-ban vezetünk.

A projektjeinket ha nem a saját trello-nk meg a cuccaink beépített projektkezelői (inVision pl.), vagy speckó grafikai projektkezelő (pl. TrackDuck) kezel akkor jira vagy asana, sajnos ez nálunk ügyfélspecifikus, de nyilván nem fogjuk a KKV-k projektjeit Jira-ban kezelni, meg nyilván nem fogjuk a nagyvállalatokét Trelloban.

CRM-et nem vezetünk mi konkrétan (ill. ami van az egy trello-alapú board), de ügyfelek béta programjait ZohoCRM, miniCRM, ZenDesk hivatott kezelni.

a GMailből egy klikkel tudunk a megfelelő gDrive folderbe menteni akár mobilról is, ezzel nem szokott gond lenni.

Számlázás integráció nincs, a mi forgalmunknál ez még nem indokolt, a billingo tökéletesen tudja, mire mennyit szoktunk kiszámlázni, benne van az ügyfél adata is, 3 karaktert beírok így ügyféladat autocomplete, aztán 2 karaktert a tételhez, átírom a darabszámot, egy klikkel kiküldi az ügyfélnek és még csipog is ha nem fizetett, szóval mi azzal elvagyunk.

Annyi hogy a felületek egy része angol, de trello-hoz van magyarítás, CRM-ből mi olyan projektben ahol volt magyar-only munkatárs ott miniCRM-et használtunk.

Elvileg simán elfogadott itthon is, mi használjuk, bár az igaz, hogy eddig kb nulla ügyfél kért e-szerződést. :D

szerk: ha valaki ilyenben törné a buksiját, itt nagyjából megvan, mire lehet használni, és mire nem: https://www.docusign.com/how-it-works/legality/global/hungary

( Carter | 2017. 03. 28., k – 10:39 )

Visszatérve az eredeti témához:

Szerintem neked valamilyen ERP rendszer kellene.

Azok mindent tudnak, amit te itt elvárásként felsoroltál, viszont irgalmatlanul drágán.

Ezért is írtam, hogy egyedi igények szerint.
Néztünk egy csomó "dobozos" erp rendszert, mindnek voltak előnyei és hátrányai is. Ami mindegyikben közös volt: mindegyik kompromisszumokkal volt használható.
Amit fejlesztetünk, az olyan lesz amilyet mi szeretnénk, rengeteg olyan funkcióval, amik például egyik konkurens erp-ben sincsenek meg.

Kb. a piacon levő összes rendszer pontosan ugyan ilyen módon keletkezett: kompromisszumok kötése helyett saját specifikáció alapján készült egy új :) Más számára ez is csak kompromisszumokkal lenne használható, mert nincs két olyan cég, akinek tökéletesen egyforma igényei és folyamatai lennének, ezért aztán GOTO 10.

--
http://eVIR.hu
Elektronikus Vállalatirányítási Információs Rendszer

( azbest | 2017. 03. 28., k – 17:42 )

műszaki oldalról is gondolom felkészültök, azaz
- szünetmentes tápegység oda, aminek mennie kell (hálózati eszköz, wifi, internet modem, szerver, pécé)
- tartaléknak mobil internet 100GB-os olcsó csomag van már két nagy szolgáltatónál is, ha netán nincs áram és nincs vezetékes net.