DMS tanács kérés, papírról digitális átállás lehetőségek

Iroda

Hello,

kitaláltuk, hogy jó lenne, hogy a rengeteg papír (szerződések, nyilatkozatok, személyes iratok másolatai), ami az irodáinkban megfordul jó lenne, ha nem csak a klasszikus "mappába vele ABC sorrendben!" módszerrel lennének kezelve, hanem egységes rendszerben, minden arra jogosult számára hozzáférhetően, visszakereshetően tárolnánk. Kevés keresgélés után azt hiszem egy DMS-re van szükségünk. Van valakinek tapasztalata, ötlete, hogy melyiket érdemes használni és miért? Fontos, hogy nem kellenek extra különleges feature-ök, csak kb. hogy minden meglegyen elektronikus formában is.

...gondolom a "szkenneljünk be mindent és tartsuk a megfelelő könyvtárban a szerveren" ötletünknél van jobb megoldás is a mai világban.

  • 6299 megtekintés

( Ebcsont | 2016. 02. 03., sze – 10:55 )

Üdv!

Hány felhasználó? Mekkora az irat mennyiség? Keresni akartok-e a szövegben?

Ezek ismerete nélkül nem lehet ajánlani semmi érdemlegest.

8 irodában, havi szinten 5-10k oldal (nehéz megtippelni). Nem kell, hogy kereshető legyen a szöveg, megfelelő elnevezéssel bőven elég. A visszakereshetőség nem a doksi tartalma, hanem az elnevezése alapján lenne fontos, gyakorlatilag "egyendokumentumokról" van szó, csak a személyes adatokban különböznek, tartalmilag ugyanolyanok.

Az elsődleges cél a gyors(abb) kereshetőség, szimplán a papírokat akarjuk digitális formában tárolni. (mivel ezeket meg kell őrizni úgyis, csak nem mindegy, hogy egy komplett garázst/raktárat/irattárat kell feltúrni egy 3 évvel ezelőtti szerződésért/személyi anyagért, vagy beírok valahova mondjuk egy adószámot, és "kiadja" az eredmény(eke)t.

Összegezve: az élet megkönnyítése és nem megbonyolítása a cél, de mivel semmi ilyennel nincs tapasztalat, ezért gondoltam hátha valakinek itt van ötlete, tanácsa, hogy merre is induljak google barátom után/mellett/helyett.

jAzz

5-10k oldal irodánként van vagy összesen? Mindenképp jó lenne két 31 napos hónapban felmérni az irat mennyiséget. Ez a mennyiség nagyjából egyenletesen oszlik szét az irodák között? Milyen hardver állományotok van jelenleg (főleg szkennerek, de a jelenlegi szerverek is érdekesek)?
A kereshetőség a későbbi fejlesztéseknél előny. (Az pedig, ha ez most beválik tuti, hogy lesz. Lsd.: A jót könnyű megszokni!)
Az irodák kommunikálnak egymással az iratok kapcsán? Vagy teljesen függetlenek egymástól?

( elod v | 2016. 02. 03., sze – 11:34 )

Vanni van biztosan, én úgy láttam megbukni ezeket hogy senki sem akarta használni végül. Úgyhogy elsősorban az (office)politikai akarat legyen meg hozzá, de nagyon.

( anonym21 | 2016. 02. 04., cs – 11:09 )

Én korábban egy egy DMS rendszerrel találkoztam ami a HABEL névre hallgat. Német szoftver. MySQL van mögötte a licencelése a tárhelyhez kötött. Fontos előre már úgy berendezkedni hozzá, hogy bőven legyen tárhely és bővítésre is lehetőség, mert hízik és archiválni nagyon nincs lehetőség benne. A felépítése az nem túl szívmelengető sőt, inkább ördögtől való. Millió exe fájl és millió ini fájl. Próbálnak már központosítani, ezt a részét nem tudom hogy hol tart, de az újabb verzióban már mobilról is elérhető.
Ha még is ennél döntesz célszerű egyből a németekkel felvenni a kapcsolatot. A HABEL Magyarországról nem túl sok jó tapasztalatot tudok. Én korábban az Abas Magyarországnál használtam és használtuk (InterJNet Kft), de mivel én már nem vagyok így érdemleges habeles ember nincs illetve aki tud is róla valamit az csak az abassal együtt, mert odáig terjed az ismerete. A németek egyébként rendesek és segítőkészek.

( khiraly | 2016. 02. 04., cs – 11:16 )

Nincs valami felhos cucc?
Kb., mint a Google docs csak komolyabb...

---
Saying a programming language is good because it works on all platforms is like saying anal sex is good because it works on all genders....

( ffpp v | 2016. 06. 05., v – 19:26 )

Valaki hozzáértőnek esetleg elkerülte a figyelmét? :)

(up)

jAzz

( uid_2783 | 2016. 06. 05., v – 20:17 )

kipróbálásra openkm vagy alfresco. van még egy egyszerűbb, olyan file-kezelős kinézettel, de a nevére már nem emlékszem (szintén webalapú), pedig cirka másfél éve hogy bohóckodtam vele. ha beugrik, ide írom.

--

( LouiSe | 2017. 03. 23., cs – 12:14 )

Alfresco-val - meg gondolom egyéb ECM/DMS rendszerekkel is - ki tudod ajánlani a tárolási rendszert CIFS/WebDAV/FTP protokollokon, így a szkennereket könnyen fel lehet konfigurálni arra, hogy egyből egy dokumentumtárba dolgozzanak.

A következő lépés, hogy a felhasználók is beléphessenek (Web-es felület, Mobil felület) és láthassák a szkennerből érkező dokumentumokat, majd valamilyen szempontrendszer alapján tipizálják őket. A tipizálás után már automatikusan kialakulhat a tárolási struktúra - mi ezt a megoldást szoktuk erőltetni, mert így hosszú távon, felhasználói szokásoktól függetlenül garantálható, hogy mind a fájlnevek, mind a mappanevek és azok hierarchiája egységes lesz.

A tipizálás automatizált módja lehet, hogy a digitalizált dokumentumon vonalkód (1D, 2D), vagy OCR alapján meghatározzuk annak típusát, altípusát, esetleg egyéb metaadatait.

A böngészés és a keresés már csak hab a tortán... :)

A zsaroló-vírusok korában célszerű a felhasználókat WEB-es rendszerekre szoktatni a közös mappák helyett (tapasztalat, volt olyan ügyfelünk, aki egy ilyen inzultus után döntött egy ECM mellett).

Ha még aktuális a dolog, keress privátban plz.