e-társasház howto [brainstorming session]

Iroda

Kedves HUP-társak, office workflow szakik, és társasházi problémákat átérzők. Közös képviselőt váltunk. Három elfogyasztott példány után szeretnénk valami olyan kezdeményezést tenni, ami megváltoztatja a jelenlegi papírtologató társasház életét, illetve megadja azt a kellő transzparenciát ami többünk álláspontja szerint minden tulajdonosnak rendelkezésére kellene állnia.

elképzelés alpha verzió:

- online tárhely
-- közös képviselő read/write (scannelt számlák, kimutatások etc)
-- minden tulajdonos read only
-- dokumentumok versioning/revisions

- online e-mail fiók nyitása a társasháznak
-- közös képviselő read-write-move folder create
-- mindenki más read only

- Office 365 excel a társasház analitikáinak, vagy bármilyen hasonló megoldás, ahol a feladatra elegendő képességű táblázatkezelő van, ahol láthatóan cellahivatkozásokkal és képletekkel állnak elő a végösszegek, és nincs önkényes, számítási hibás javítás benne, mint egy elénk rakott PDF-ben vagy rosszabb esetben kinyomtatott lapon; plussz ebből lehet kulturált kimutatásokat is nyomtatni.

- nem egy specifikus szoftvert szeretnénk erre a célra, hanem egy generálisabb megoldást (ezért gondolkodtunk online kollab táblázatkezelés környékén), ami talán időtállóbbnak fog bizonyulni (szoftver (adatmigrálás) illetve közös képviselő váltás (közös képviselő saját szoftvert használ saját licensszel) esetére)

Nem vagyunk egy faluház vagy egy rózsadombi villa-társasház, csak 20 körüli albetét és költségérzékenyek vagyunk, de átláthatóságot szeretnénk. Enyhén szentségtörő módon nekem egy Office365 előfizetés OneDrive-al az ami első körben eszembe jutott. Alternatív elképzeléseket, pro és kontra hozzászólásokat várok akár az elvárásokhoz is. Köszönöm a figyelmet és a konstruktivitás fenntartását a threadben.

  • 6091 megtekintés

( Rill | 2015. 03. 12., cs – 12:49 )

Van egy tippem azon fog bukni a dolog meg ha az elmeleti/gyakorlati sikon nem is bonyolult a megvalositas, hogy IT kompatibilissa kene faragni az 50+ korosztalyt. Na meg hires a magyar "eddig is mukodott jo lesz ezutan is igy" hozzaallasrol es a fejlodesi ingerenciarol.

2015-ben a sárga csekket is képtelen lecserelni a lakosság 80+%-a addig egy lakokozosseges temanal mennyire eselyes az e kompatibilitas? Nem beszelve a FAX, matrixnyomtato "technikakrol" a cegeknel, hivatalokban es ugyintezesben... van ahol az email kimondottan el se fogadott.

Igen erre én is felkészültem, de pillanatnyilag a bizalmatlanság erősebb, mint az innováció-ellenesség, és ezt a hullámot kell meglovagolnunk. Szerencsére pillanatnyilag vagyunk jó páran fiatalok, és mivel egyszerű többséggel dönt a közgyűlés, és a jelenlét általában elég gyér, így van rá remény.

Lehetőleg maradjunk a technikai megvalósítás térfelén és ne menjünk flame-be :)

Nem értem a problémát.
Akitől elvárás, hogy használja, az a közös képviselő. Ha nem hajlandó használni, akkor keresnek másikat.
Az 50éves lakótárs pedig általában eddig sem nézett bele a könyvelésbe (mert kevésbé volt rá lehetősége) mostmár meglesz. Ha akar, él vele.

Ps: mint az látszik az "eddig is működött" pont nem igaz jelen esetben.

( lx | 2015. 03. 12., cs – 12:59 )

Ha nem vagytok adatparanoidok, erre a google drive az online appjaival több, mint elég.

(Nagyon fogok irigykedni, ha sikerül bármit elfogadtatni és életben is tartani. Ahol azt lehetetlen mindenkivel megértetni, hogy nem hugyozunk a liftbe, és ha már kutyát tartunk arra alkalmatlan körülmények között, legalább időben felkelünk ahhoz, hogy az eb se oda brunyáljon kínjában, hanem leérjen a... játszótérig, ilyen finomhangolás szemtelen álom.)

+1

Sok sikert hozzá!
A liftbe brunyálás mellett a lépcsőház cigarettafüsttel való megtöltését is felírnám. Anno én is dohányoztam és kibírtam addig, amíg kiértem a lépcsőházból. Most a gyerekkel kézenfogva fintorgunk a liftajtó előtt.

-----------
"Pontban 0:00-kor nem nagyon szoktak véletlen dolgok történni"

( uid_2783 | 2015. 03. 12., cs – 13:53 )

szerintem szűkre szabott egroupware...
kell a felamimail (bizonyos helyzetben szopás), dokutár, naptár, hírek modul.
van hupper, aki hosztol egw-t...

--
Aspire E1-530
"...és micsoda zajt csapott!"

( pirate | 2015. 03. 12., cs – 13:59 )

Léteznek már ilyesmire web alapú szoftverek. Egy ismerősöm is próbált ilyet írni 6-7 évvel ezelőtt. Ne kerdezz mi van most vele, nem tudom, site-ot sem, de a Google biztos segít. A Google apps-os megoldást is karban kell tartani valakinek, ha eleve karbantartott (fizetős) szoftvert vesztek akkor van valami garancia a fejlesztésre akkor is ha a helyi google-apps karbantartó elköltözik.

---
"Már nem csak tehetségekből, de a hülyékből is kifogytunk..."

( pityulaman1983 v | 2015. 03. 12., cs – 15:22 )

/idiot
Ha nem megy, akkor meg lehet próbálkozni ez e-házastárssal.

-----------
"Pontban 0:00-kor nem nagyon szoktak véletlen dolgok történni"

( mrceeka v | 2015. 03. 14., szo – 11:07 )

Erre 1db Office 365 bőven elég: ingyenes az external sharing (még write-ra is!)
Adott esetben még az ingyenes konzumer Onedrive is megteszi.

Amúgy pedig, ha sikerül a közgyűlésen többséget szerezni a javaslatnak, érdemes úgy bevezetni, hogy továbbra is lehessen a papíros kommunikációt választani valakinek, ha megfizeti a költségét.

Üdv,
Marci

( Zsugabubus | 2015. 03. 14., szo – 11:16 )

És lesz olyan közös képviselő, aki az általa használt megoldás helyett a tiéteket is fogja használni? Bár biztos van az a pénz, amiért majd külön nektek feltöltögeti a dokumentumokat oda, ahová szeretnétek, csak aztán ha emiatt 1-2 ezer forinttal magasabb lesz a közös költség, akkor meg azért fog bukni a kezdeményezés.
Úgyhogy szerintem ahelyett, hogy kitalálnátok egy saját rendszert, eleve olyan társasházkezelőt kellene keresni, ahol ezek a feltételek adottak.

Egy társasháznál szerintem havi átlag 10-20 számla van, és ezzel szerintem már sokat mondok. Ezeket amúgy is be kellene scan-nelni és valamilyen használható táblázatba bevinni (excel). Van még havi 20 befizetés, albetétenként minden hónapban azonos összeggel, ez havonta 20x1 cella átírását jelenti egy évente egyszer kb. 15 perc alatt elkészített excel táblában.

Ezeket mindentől függetlenül meg kell csinálni.
Annyi a "nehézség", hogy ezeket a file-okat valami online is elérhető formában kell tárolni.
Pl. dropbox használata esetén nem a USERPROFILE\Documents, hanem a USERPROFILE\Dropbox könyvtárban.

Ha ezért el lehet kérni ennyi pénzt havonta albetétenként 1-2 ezerrel többet (20 albetétnél havonta 20-40 ezerrel többet), és ezt ki is fizetik, akkor ott már komoly gond van.

( BehringerZoltan | 2015. 03. 14., szo – 14:56 )

Ha van számvizsgáló bizottság, akkor annak egyébként is véleményeznie kell a számlákat hónapról-hónapra, egyúttal gondoskodhat azok digitalizálásáról is a saját rendszeretekben. Az SZMSZ-ben elő kell írni a feladatot (tulajdoni arány szerinti minősített többség döntését igényli).

( virgagabi | 2015. 03. 15., v – 13:14 )

Azért ez nem olyan egetrengető dolog, mivel egy ember kivételével mindenki read-only, kb bármelyik ingyenes szolgáltatás meg tud osztani egy mappát pár almappával (emailben linken keresztül is). Egyikben vannak a befotózott számlák, a másikban meg egy táblázat és kész, nem?
Szerintem ha gmail felhasználók vannak többen, akkor Google Drive-ban csináld, ha outlook/office365/live felhasználók, akkor meg OneDrive-ban. (De azért vigyázz, attól hogy megmutattam embereknek, hogy mi lett az egykori "MSN"-jükből, nem lettek még felhasználók...)

( _Franko_ v | 2015. 03. 15., v – 13:39 )

Jelentkezz önként számvizsgáló bizottsági tagnak és/vagy elnöknek és csináld, ahogy jónak látod. :)

"A számvizsgáló bizottság tagjai a társasházi közösségben tulajdoni hányaddal rendelkező lakók közül választhatók, elnököt pedig a megválasztott lakók közül nevezik meg. Joguk és lehetőségük a közös képviselő vagy az intézőbizottság munkájának ellenőrzése."

( friedmannt v | 2015. 03. 15., v – 15:28 )

Érdekes kezdeményezés.
Én is gondolkodtam egy hasonló megoldáson, de én saját szoftvert írnék rá, plusz az én szoftveremben lenne egy társasházi issue tracker, és szavazás is. szóval a lakók által nem read-only lenne.
Még nem kezdtem el sajnos... De lehetne bele rakni dokumentumkezelést is...

( hendrick v | 2015. 03. 19., cs – 06:39 )

Köszönöm a hozzászólásokat.
Sajnálom, hogy kevés új megoldás vetődött fel.
A google drive / office365-re gondoltam én is. A fő fejfájást az okoza nekem, hogy ne lehessen nyom nélkül törölni/módosítani a tartalmat az email és a tárhely vonatkozásában azoknak akiknek write joguk is van, de majd ezt is kisakkozzuk. Az egroupware-re ezen vonzatban nem, de már rég nem is láttam közelről, megnézem.
Mint említettem nem akarunk erre a célra írt speciális szoftvert rendszeresíteni, mivel egy pár fős társasházban ez szerintem nem méretgazdaságos, sem fejlesztőt nem akarok fillérekkel lerázni, sem nem akarok aránylag a kis büdzsénkből vagyonokat költeni ilyesmire. Mivel láttam már hasonló igényekre született szoftvereket, ahol utólag merül fel rengeteg igény (még ezt kéne kiszámolni, még ide egy oszlop, még az is be kellene kerüljön nyomtatáskór) így szerintem csak egy sima számolótáblás dolog jön szóba, ami kellően rugalmas tud lenni az esetleg időközben megváltozó igényeknek.
Vagy ha lenne 100% opensource ilyen cucc, hogy bármikor bárki mással folytatni lehet a szoftver gyúrását, bármi is történik vele és a projektjével. De ez csak egy faluház méretű társasháznál jön szerintem szóba...

[ps] amúgy már mi vagyunk a számvizsgálóbizottság, úgyhogy ez lesz és kész :) [/ps]

Az Office 365-ben mind a levelezés, mind a dokumentumkezelés rendelkezik a Litigation Hold (Legal Hold) képességgel. Ez lehetővé teszi az összes levélnek/dokumentumnak az összes valaha volt változatának megőrzését, mely a felhasználói szándéktól független. (Vagyis hiába töröl/módosít valaki valamit, az mégis megmarad, akár örökre.)
https://msdn.microsoft.com/en-us/library/office/jj163267.aspx?f=255&MSP…
Ezt teszi teljessé az eDiscovery, mely lehetővé teszi ezeken az információkon az összetett keresést és az eredmények kigyűjtését.

Vagyis lehetővé teszi, hogy ne lehessen nyom nélkül tartalmat módosítani/törölni.

Üdv,
Marci
A Microsoftnál dolgozom.