Ellenőrzi a cég az adatok hitelességét, valódiságát, aztán aláírja, időbélyegzi. Aztán megint ellenőrzi.
Vagy kinyomtatja papír alapon, aláírja kézzel. Akkor a papírt kell megőrizni.
A második példában ha csak mezítlábas adatbázis van, az nem lesz jó, így nem hitelesek az adatok. Valószínűleg papír alapon őrzik ezt, papír alapú aláírással. Vagy ha nem ,akkor megint visszakanyarodunk oda, hogy elektronikus aláírás, időbélyeg kell, és archiválás.
Ezekről a kérdésekről törvény is van hogy mit ismer el a törvény hitelesnek. A NAV is szokott erről kiadni tájékoztatót. Szervezet esetében a számviteli bizonylatokat is úgy kell tárolni, hogy az eredet hitelessége, adattartalom sértetlensége és olvashatósága biztosított legyen. Ez alapján történhet papír alapon a tárolás, vagy elektronikus formában (elektronikus aláírás, időbélyeg, archiválás). NAV simán megbüntethet egy szervezet, ha ezeket nem tartja be. Itt jól összefoglalja, kicsit régi, de az alapelvek nem változtak: https://nav.gov.hu/ado/afa/Az_elektronikus_szaml20200416