A "távnyomtatás" eredendően egy "szürke zóna". A törvény alapján a (papír alapú) számla akkor jön létre, amikor először papírra kerül, tehát, pl. amikor a számlázóprogramban először kinyomtatják. Normális esetben ezt a folyamatot a számla kiállítója végzi - és papíron adja át a vevőnek. Ha a vevő távol van, akkor kénytelen vagy postázni. A "távnyomtatás" egy kiskapu, mert a törvény nem szabályozza azt, hogy a nyomtatást ténylegesen az eladónak kell elvégezni. Ha te megegyezel a vevőddel, hogy kinyomtatja helyetted úgy, hogy mondjuk átküldöd neki PDF-ben, akkor az eredmény szempontjából jó is lehet. De! Ha te nem nyomtatod ki aznap, a vevő pedig szintén csak napokkal később nyomtatja ki a PDF-et, akkor azzal megsérthetitek az ÁFA törvényt, ugyanis a számla az első papírra kerülés alkalmával jön létre, ez esetben viszont a számla később jön létre, mint a benne feltüntetett kiállítás ideje. A gordiuszi csomó átvágásához Te, mint eladó azonnal nyomtass ki egy példányt.
A "távnyomtatás" eleinte ennek a kiskapunak a kihasználása volt, de mivel nagy népszerűségre tett szert az eladók és a vevő körében egyaránt, ezért utólagosan "megtűrtté" vált - de, mint ahogy fent is írtam, megoldható úgy, hogy minden jogszabálynak megfeleljen.
A "távnyomtatás" működéséhez az kell, hogy megegyezz a vevőddel abban, hogy mi az a formátum, amit elfogad és hajlandó helyetted kinyomtatni. Erre a PDF praktikus, de bármilyen más, nyomtatásra alkalmas formátumban megegyezhettek.
Ha a vevőd nem akar közreműködni abban, hogy kinyomtassa helyetted a példányát, akkor ezen a módon nem tudsz neki számlázni, kénytelen vagy Te kinyomtatni és pl. postázni.