E-mailek törlése dinamikus paraméter alapján GDPR előírás szerint

 ( gedg87 | 2018. június 19., kedd - 18:55 )

Sziasztok!

Adott egy hotel, ahol a vendégek tudnak foglalási rendszeren keresztül szobát foglalni / árajánlatot kérni, vagy e-mail formájában .
A GDPR előírás alapján a Hotel ügyvédei szerint , ha egy vendég árajánlatot kér, de végül nem foglal szobát, akkor törölni kell a levelét, tekintve, hogy nem tárolhatunk róla információt, sem későbbi megkeresés szempontjából, sem egyéb okból kifolyólag.

A problémám ezzel annyi, hogy napi szinten 40-70 árajánlatkérés érkezik, és az árajánlatkérés feldolgozás eltarthat akár egy hétig is, attól függően, hogy a vendég mennyi idő alatt dönti el, hogy elfogadja-e az ajánlatot vagy sem.

Az, hogy az Értékesítési kollégák töröljék a az árajánlatot el nem fogadó vendégek leveleit a hotel igazgatója szerint nem kivitelezhető, mert így is sok dolguk van, ez már nem fér bele az idejükbe.

Tehát lényegében a probléma megoldásra rám maradt, a rendszergazdára, viszont mivel nem tudom milyen paraméter alapján töröljem a fent említett vendégek leveleit, így azt sem tudom, hogyan induljak el a megoldás fele.

Lényegében nincs statikus paraméter, a mail szolgáltatás nem egy saját szerveren, hanem egy külső szolgáltatónál van, így ssh vagy admin hozzáférésem nincs a szerverhez, ezért kliens oldalról kell megoldanom a dolgot, Mozilla Thunderbird alatt, nyilván valamilyen bővítmény segítségével.

A vendégek minden levelet más formában fogalmaznak meg, a tárgy, a levél törzse, illetve minden más paraméter mindig változik.

Én személy szerint úgy gondolom, ez úgy , ahogy van nem megvalósítható dolog, mivel egy bővitménynek nem mondhatod meg, hogy töröld annak a levelét, aki végül nem fogadta el az árajánlatot , viszont a vezetőség szerint ez megoldható, csak lusta vagyok dolgozni vele :D

Ha esetleg van ötletetek, hogy milyen úton lehetne elindulni a probléma megoldásának érdekében, anélkül, hogy az humán erőforrást igényelne, akkor várom szívesen az 5leteket.

Köszönöm szépen a segítségeteket!

Hozzászólás megjelenítési lehetőségek

A választott hozzászólás megjelenítési mód a „Beállítás” gombbal rögzíthető.

Van valami számlázási rendszeretek, ahol emailt is tároltok? Foglalások?
Akkor minden olyan emailt amivel nem volt ki vagy be email x napja, és nincs jövőbeni foglalás, delete.
Perl, Python, mindenhez van IMAP lib.

Flexys - Front Office van, szállodaszoftver, de abba nem piszkálhatok bele, mert így is elég nagy összevisszaság van benne. Itt a vendég adatait tároljuk, mivel NAV számára azt 5 évig meg kell öriznünk.

Akkor simán minden levél kuka x nap után? Ami kell, az meg van ott...

+1

Ráadásul email oldalon így a noshow vendégek adatait is "megvéded".

like

Szia!

Első körben esetleg zászlózni, vagy külön mappába áthúzni a "nem válaszolt" leveleket és a mappára beállítani egy szűrőt, ami például a 7 napnál régebbi leveleket törli?

Ha válaszolnak, akkor az értékesítési kollégák szépen kimozgatják onnan, így nem törlődik a szükséges információ.

Igen, ez egy jó megoldás lenne, de ez megint Humán erőforrás igénylő megoldás sajnos, és biztosra veszem, hogy erre nem fognak figyelni. 2 hölgy dolgozik az értékesítésen, a telefon pedig percenként csörög.

en is hasonloan csinalnam.

adott egy dedikalt mappa, amelybe a kollegak behuzzak a torlendo maileket. masik szerveren beallitasz egy cron-t, ami egy php file-t futtat, ami csak annyit csinal, h belep, es torli e mappa tartalmat a beallitott idonkent (mondjuk 1h).

forditva kell csinalni: aki valaszolt hogy kell a foglalas, azt mozgatni egy mappaba, mivel amugy is fel kell dolgoznia (mittudomen, atvinni a masik swbe), ami meg marad az inboxban azt X nap utan delete. kimeno mappa meg ugyszinten.

--
A vegtelen ciklus is vegeter egyszer, csak kelloen eros hardver kell hozza!

a processzen kene elsosorban valtoztatni. A levelekre be kell allitani egy pl. 30 napos ttl-t: 30 nap utan az ajanlatkero leveleket automatikusan torolni kell. Ezt pedig bele kell irni a gdpr nyilatkozatba is, amit el kell fogadjanak a latogatok.

Ha pedig foglal is az illeto, akkor egy masik ceges emailre menjen a levele, igy cim(zett) alapjan szet tudod valogatni, mit kell torolni, ill. mit tarthatsz meg x ideig (amit szinten beleirtok a gdpr doksitokba).

--
"dolgozni mar reg nem akarok" - HZuid_7086 'iddqd' zoli berserk mode-ba kapcsol

Mint leírtam a mail szerverhez nem férek hozzá adminisztratív szempontból, a hotelnél rendszerüzemeltető vagyok, 4 órás minimálbérre bejelentve, így programozni tuti nem fogok, még ha hobbi szinten szoktam is időnként írkálni scripteket. Ha erre nincs egyszerűen kivitelezhető megoldás, csak olyan, ami programozási tudást igényel, akkor holnap ezt leírom az ügyvédeknek. Több száz hotel / motel van Magyarországon, kevés esélyt látok rá, hogy mind megoldják ezt. Kb 1 órája kitalálták, hogy a kamera felvéteket is 3 munkanapig, de legfeljebb 5 napig tárolhatjuk, de ha a rendőrség kéri akkor 10 napon túli felvételt is kötelesek vagyunk kiadni.Akkor ez most már tényleg WTF ?:D Kb ez az e-mailes baromség is hasonló kreálmány, nem tudják mit vagy, hogy, vagy kivitelezhető-e de ha e-mail, akkor az IT-s egyértelműen meg kell, hogy oldja :D

Nagy az Istan állatkertje, csak sajnos alacsony a kerítés! :D

kis penz = kis foci, roger that :-)

--
"dolgozni mar reg nem akarok" - HZuid_7086 'iddqd' zoli berserk mode-ba kapcsol

Sajnos néhány dogot először tisztába kell tenni!

Az adatok védelme ügyviteli és dokumentációs eszközökkel létrehozott szabályrendszer.

A leírtak alapján - és én kérek bocsánatot - nem vagy sem rendszergazda, sem üzemeltető. Ezt úgy hívnám, hogy rendszer monitorozó és felhasználó/rendszer támogató munkatárs.
Az aki az adatok védelméért felel, az az oprendszer és védelmét kialakító, illetve a szoftverrendszer elkészítését és/vagy testreszabását végző szállító. Jó esetben létezik olyan dokumentum, amiben a szállító leírta mit vállal, és mennyire felel meg a szállítás időpontjában fennálló törvényi előírásoknak.

A feladat egy ügyviteli folyamat része, amit a törvény előírások változása miatt újra kell szabályozni. Minden bizonnyal a feldolgozást végző két hölgynek magasabb adakezelési jogosultsága van, mint az üzemeltetés támogatónak. Éppen ezért az ő tevékenységüket kell szabályozni.

A rendszer szállítójaként nem szeretném, ha bárki a rendszer "alá nyúlna". Az igazgató bácsi/néni helyében meg azt nem szeretném, hogy rendezetlen adatok mellett - akár legyél a világ legnagyobb programozója - az esetleges tévedés miatt üzleti veszteség érjen.

A "random email alapú adatbázis" rendszer ;) nem tűnik valami jónak. Elsősorban a kívánt ügyvitelnek megfelelően át kellene alakítani! Ez bizony a szoftver módosítását jelenti.
Ha ez nem lehetséges, akkor a hölgyek tevékenységét kell újraszabályozni!

De ez - ennyi pénzért - semmiképpen sem a Te feladatod és nem lenne jó, ha felelősséget vállalnál olyanért, amihez nincs hozzáférésed.

Ez a feladat arról szól, hogy ki kell találni egy munkafolyamatot napi átlag 40-70 email törlésére, ez pedig nem a rendszergazda feladata. Ha te leautomatizálsz valamit, akkor bármilyen probléma esetén a te segged lesz elővéve, és az a "bármilyen probléma" jelentheti azt is, hogy alulspecifikált a feladat, vagy épp ott és akkor jó volt a speckó de azóta rájöttek hogy máshogy kényelmesebb csinálni, csak épp nem szóltak erről neked, stb.
Szerintem ezt nem szabad bevállalni, megcsinálni.

Le kell írnia, hogy a szolgáltatás best effort jellegű :)

Igen, ezt ma megbeszéltem a vezetőséggel, akik ragaszkodtak hozzá, hogy Én valósítsam meg ennek a feladatnak a megoldását, mert mégiscsak gépen csinálják. Én erre nagyvonalúan felajánlottam az azonnali felmondásomat, ennek hatására átgondolták a dolgot, és fél óra múlva közölték velem, hogy mentesültem a feladat alól, mivel arra jutottak, hogy ez valóban szervezettséget igényel, és nem a rendszergazdai munkakör részét képezi.

hahaha, tokos gyerek vagy ;-)

--
"dolgozni mar reg nem akarok" - HZuid_7086 'iddqd' zoli berserk mode-ba kapcsol

Ez nem a "tökösségről" szól, mert sajnos az embert egész addig megpróbálják hülyének nézni, amíg ki nem áll magáért, vagy el nem szakad nála a cérna.

Egyszer már felmondtam, akkor kérték, hogy maradjak már legalább addig amíg találnak valakit a helyemre, mert kell nekik valaki, aki az IT hibákat elhárítja, illetve elvégzi az informatikai teendőket. Meghirdették az állást, jelentkezett kb 20 lelkes junior rendszergazda egy hét alatt, de a 10 kérdéses ( nem kifejtős) tesztlapot senki nem tudta 30%-on felül kitölteni:D, ja és persze a fizetési igényük 200 nettó felett volt, 4 órás munkakörre , rugalmas munkaidőben:D

Szóval most még besegítek nekik, mivel 1 év alatt sem találtak a helyemre megfelelő embert, közben tudom csinálni a mellékes dolgaimat, kb. ezért vagyok még bejelentve náluk, de tipikus Magyar mentalistás szerint itt sem költenek semmit a fejlesztésre, a géppark meg lassan már rohad, így a szavatossága 1-2 éven belül szerintem lejár olyan szinten, hogy minden egyszerre fog összeomlani kb.

Erről természetesen írásban kell tájékoztatni a vezetőséget, cc-zve a saját privát címedre. Mert nehogy véletlenül 1-2 év múlva kitalálják, hogy azért dőlt össze a mutatvány mert a balf*sz rendszergazda nem szólt erről...