A NAV ezt írja: “az elektronikusan megküldött fájl csupán a számla képe, másolata, nem maga a számla.” Tehát az elektronikus küldést követnie kell magának a számlának is postai úton vagy személyesen átadva.
A befogadó az emalien elküldött számlaképpel két dolgot tehet. Az egyik, hogy kinyomtatja a számlát és megkezdi a könyvelést vele. Azonban amíg nem jön meg a papír alapú számla, addig neki kell bizonyítania, hogy az így nyomtatott számla tartalmilag és formailag megegyezik a kibocsátó által kiállított számlával. Ezt pedig nem tudhatja.
A másik lehetőség, hogy a kapott fájlt (például PDF) elektronikusan megőrzi az archiválási szabályok szerint. A változatlanság és az eredetiség érdekében azonban ilyenkor időbélyeggel is el kell látnia, amire nem mindenki van felkészülve. Továbbá még mindig ott a bizonyítási teher, hogy a számlakép egyezik a kibocsátó által kiállított számlával.
Egyszóval ha nem aláírt PDF-ben kapsz magyar partnertől számlaképet, akkor az hivatalosan nem számla. A saját felelősségedre persze kinyomtathatod, utalhatsz rá, stb, de ugyanezt megteheted egy telefonbeszélgetésben elhangzott ígéretre is, ahol elmondja neked az összeget, és esküszik rá, hogy majd meg fogod kapni papíron. Ha utána később letagadja, hogy adott volna ki ilyen számlát, és jönnek hozzád ellenőrizni, pontosan ugyanúgy jártál mindkét esetben.
Erről van NAV állásfoglalás is:
Tisztelt Ügyfelünk!
Főigazgatóságunkhoz e-mailben érkezett levelére az alábbi tájékoztatást adjuk.
Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (Áfa tv.) 259.§ 5. pontjában található értelmező rendelkezés szerint elektronikus számlának az a számla minősül, amely a törvényben előírt adatokat tartalmazó számla, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be.
Ennek a fogalomnak megfelelhet az elektronikus formátumban küldött fax, a papíralapon készült számla szkennelt változata PDF mellékletként csatolva és e-mailben elküldve, vagy a számlázó-programmal előállított számla PDF mellékletként csatolva, e-mailben elküldve, de csak akkor, ha a számla befogadója a számlát később elektronikusan kezeli, őrzi, archiválja.
Ebből következik, hogy a levelében leírt módszer, megfelelhet akár az elektronikus számlázásnak is, azonban az Áfa tv. 168/A. §-ában írtakat szem előtt kell tartani
Nincs tehát törvényi akadálya a levelében leírt módszer alkalmazásának, de ehhez a vevő beleegyezése elengedhetetlenül szükséges, hiszen a számla ilyen módon való befogadása az o részükről a számla további kezelésében, megőrzésében jelentős különbséget jelent a hagyományos, papír alapon rendelkezésre bocsátott számlákhoz képest.
Nem valósul meg elektronikus számlázás akkor, ha az elektronikus számla befogadásában nem állapodnak meg, így a vevő az e-mailben megküldött elektronikus számlát tartalmazó fájlt nem nyitja meg, és nem is lenne képes annak elektronikus módon történő tárolására sem. Ilyen esetben nem biztosított a vevő általi átvétel, befogadás.
Abban az esetben viszont, ha ugyan elektronikusan bocsátják ki a számlát, de a számla befogadója csak nyomtatni tudja a számlát olyan módon, hogy az e-mail csatolmányaként küldött PDF file-t nyomtatja ki, vagy a számára elérhetővé tett linken kizárólag a "Nyomtatás" menüpont aktív, akkor a befogadó nem tudja eltárolni a számlát, nem elektronikus számlázás történik. Ekkor valójában úgy lehet tekinteni, hogy a technikai nyomtató van a számla befogadójánál. A befogadás tehát ebben az esetben nem elektronikus. Ekkor nem teljesül a 259. § 5. pontjának valamennyi fogalmi eleme, nem elektronikus, hanem papíralapon kibocsátott számláról van szó, amelyre a papíralapú számlák megőrzésére vonatkozó szabályok irányadóak, és ez a módszer ugyanúgy megfelel a törvényi feltételeknek.
Külön megállapodás hiányában az elektronikusan megküldött és befogadott számla elektronikus számlának minősül, amelyre azonban továbbra is szigorú archiválási szabályok vonatkoznak.
Ha a befogadó nem tudja teljesíteni az elektronikus számla megőrzésére vonatkozó előírásokat, célszerű - lehetőség szerint írásban rögzítve - megállapodniuk abban, hogy papíralapon történik a számlázás, és az elektronikusan megküldött fájl csupán a számla képe, másolata, nem maga a számla. (Ennek a megoldásnak általában adminisztratív oka van: a könyvelést a számla képe alapján már előbb el tudja végezni a befogadó, mint ahogy a papíralapú számla postán megérkezik, személyesen átadják stb.)
Az elektronikus formában megőrzött adatok tekintetében továbbra is figyelemmel kell lenni a digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet előírásaira.
Tájékoztatjuk, hogy a válaszlevél tartalma szakmai véleménynek minősül, kötelező jogi erővel nem bír.