Én így csinálnám nagy vonalakban:
1. vennék egy domain-t (ha van akkor nem kell, bár lehet önálló subdomain is), rátenném a fix IP-re (példánkbnan legyen ez ceg.hu). Cert is legyen Let's Encrypt-tel.
2. fix IP-hez PTR rekord normális beállítása reverse lookup-hoz
3. csinálnék helyi email server-t azzal amit leginkább ismerek (esetemben postfix+dovecot), smarhost konfig, relayhost a "sajat e-mail és weblapszolgáltatójuk" smtp servere (továbbiakban smtp.isp.hu), természetesen smtpauth-tal, valahogy így.
4. létrehozom rajta a 4 user-t
5. a fix ip 25-ös (587, whatever) portját forward-olnám a belső email server-re. Erre a portra tűzfalon csak az smtp.isp.hu-ról engedem a kapcsolatot, mindenki mástól tiltva.
6. a "sajat e-mail és weblapszolgáltatójuk"-nál beállítanám, hogy az adott címre érkező leveleket továbbítsa a megfelelő userX @ ceg.hu címre
7. tesztelés után az outlook-okban a szükséges smtp/pop/imap módosítások elvégzése
És természetesen a 0. pont preferáltam elolvasni a megfelelő doksikat, de ha ezt nem is legalább 1-2 tutorial-t, és ha valami nem tiszta akkor doksiban utánanézni, stb.