Szerintem a fentiek félreértették, és a papirmentesités felé tolták a témád, pedig ha jól értem egyszerűen csak alapoktól akarsz felépiteni egy ügyvitelt, és ehhez kérdezed merre indulj.
Javaslat: keress egy kommunikálni képes programozót (önreklám, igen). Bármilyen konkrét program megnézése előtt nézzétek végig a folyamataitokat, mit jelent egy project, milyen lépései vannak, milyen adatok jönnek létre, milyen feladatkörök és felelősségi körök vannak, mi automatizálható, mi számonkérhető, mit kell mérni (mindig kell mérni, ne hibázd el már az elején). Ez szervezeti mérettől függő idő, de minden perce aranyat ér, már egész hamar, de főleg közép távon hálálódik meg.
Nekieshetsz kész szoftverekkel, kimenő számlát készitő programok vannak, azzal nincs is gond, legtöbb olcsó, és tud import-export funkciókat. CRM már nagyobb kérdés, ügymenettől függ, ha nincs nagyon kitalált több lépcsős értékesitésetek, sok csatornátok, nem biztos, hogy ezzel kéne kezdeni (az értékesités fontos, de nem biztos, hogy van is mit adminisztrálni több lépcsőben).
A project kezelés és ticketing "az ugyan az". Itt van a legtöbb kérdés, erre univerzális program szerintem nincs nagyon, kellenek a folyamatok, események, feladatkörök, utána lehet rá találni szoftvert, de esélyes, hogy ha nem jól kijárt területről van szó (pl. autószerviz), akkor nem lesz rá célprogram. Ha igen, akkor is kellhet alakitani, ha kicsit is újitasz az üzleti kérdésekben. Én a project kezelés köré szervezném a többit, a számlák a lezárt project-ből jönnek, a doksik ahhoz csatolódnak, ...
A google docs féle doksitárakat nagyon nem javaslom, illetve csak amig nincs a project kezelőbe belerakva az a funkció, ahol az adott adatot tároljátok. Jegyzőkönyveket lehet docs-ban tárolni, project-ekről feladatlistákat, de én még nem láttam céget, ahol ez működött volna, nincs reporting, nincs értesités, ... (office termékeket nem annyira ismerem, de maga a doc/xls struktúrálatlansága miatt nem javaslom).
(Dokumentum tárolást, ha nem kell a dokumentumokat is feldolgozni, pl. tartalmukban is keresni, akkor kb. egy alap project manager program megoldja, csatold az ügyfélhez/feladathoz/lépéshez, és nincs vele több dolgod.)
Ha jelenleg tervezési fázisban vagy, akkor ne konkrét programot keresgélj, hanem előbb legyen terved a szervezetről. Célhoz eszközt, ne eszközökből sejtést a célra.