A felsorolt funkciókat egy mailboxban tárolt megoldás sem nyújtja.
"Ki mondja meg, hol az utolsó példány?"
Ahogy a mail csatolmányban lenne, úgy most a mailben lévő linken lenne és vélhetően az utoljára elküldött mailben lévő link alatti lenne az.
"És mi legyen azokkal a doksikkal, amik a küldés után hosszabb ideig kellenek még, akár több embernek is? Mindenki lementi magának, mert az emailből törlődni fog?"
Pontosan ez a cél! Bizalmas adatnak semmi keresnivalója a mailboxban.
"Hogyan lesz nyomon követhető a levelezéssel egy szerkezetben, hogy mi is történt és ki küldött mit, ha egyszer utána kell nézni?"
A feladatot igény szerint tovább lehet gondolni, hogy ez a fájlszerver/$user mappájában landoljon, ami már LAN-on van és ne törlődjön és a levélben egy erre való (akár) örök hivatkozás legyen.
Értem, hogy a share pointra hegyezted ki a hozzászólást, de kicsit ágyúval verébre esetnek érzem.
Itt a cél az, mint általában a többi óriás mail kategóriában. Pl. gmailből küldött óriás fájlt a google auto felrakja a google drive-odra és onnan linkel a címzettnek. Első körben itt is ez a cél + nevelni az usereket a rendszerezett, biztonságos fájltárolásra.