A közösen elérendő fájlokat megosztott, csoportjogokkal megfelelően korlátozott könyvtárakba rakni, a levelezésben pedig a "To: Mancika, Mucika, Jucika" címzés helyett rászoktatni az embereket, hogy pl. titkarsag&@, penzugy@ és haosnló csoportps e-mailcímeket használjanak, és ott intézzék a munkakörhöz kapcsolódó levelezést.
Az ok egyszerű: nem tudod garantálni, hogy ne legyen olyan személyes adat a levelezésben, illetve a tárolt fájlokban, ami az adott dolgozó személyes adat, és amihez senkinek semmi köze. De akár ott lehet a saját fájlok között a munkaszerződése, az elektronikus formában elkészült bérjegyzéke...
Ha összescripteled, akkor utána/közben keress egy páncélozott alsógatyát, mert az első kínos alkalommal, amikor valaki olyasmihez fog hozzáférni, amihez mégse kéne, a te hátsódat fogják szétrúgni.