Mintha csak én írtam volna...hasonló a gondolkodásmódom és az igényem, nagyon is.
Outliner-eknek nevezik azt, amit te keresel, részben. Leírom én miket találtam.
A régimódi outliner egy text editor, html-txt-xml-rtf, akármi, de a lényeg, hogy főleg szöveges, könnyen szerkeszthető, és elérhető. Ismertebbek pl a NoteCase (opensource, van free version, ami elég jó, és egy commercial, ha több kell), AM-Notebook (wine compatible, ua. mint az előbb, csak nem opensource, van naptára, ami kb thunderbird, tehát nekünk hasztalan).
Van még egy KDE-s BasKet nevű cucc, iszonyatosan KDE feeling, ami nekem túl fancy, de tényleg elég jó program. Szabadabb jegyzetelés, nem "sorolós" todo list, szóval neked nem is lenne az igazi.
Kicsit újabb elgondolás már a Tomboy és társai, a postit jellegű cimkeragasztás és az outliner keveréke, új jegyzetet kattintással nyit, megírja a szöveget kis txt ablakban, linkeket dobál be, és kész. Van valami TidyWiki és még egy rakás wiki rendszer is ilyen célokra, annyi előnyük van, hogy adott kulcsszavak deklarálhatóak, amiken keresztül linkelhetőek a szövegek, tomboy pl minden jegyzet első sorát címnek veszi, amit ha máshol ugyan így leírsz, link lesz.
Gyakorlatilag ez a csoport egy programon belülre összefogja a jegyzeteid, kereshetővé teszi, átláthatóvá, de egyúttal külön is választja az asztalodtól (egy programon belülre rakja). Valahogy nekem nem volt elég organikus a kezelőfelületemben (saját emerge desktop config XP-n), ezért gondolkodtam tovább.
A programokból export-áltam az adatokat, kiraktam jegyzetfájlokba, bele a mappákba, kb. olyan formában, ahogy leírtad. Totalcmd-t használok, minden mappa legfelső fájlja egy _todo.sketch fájl, ebben van txt alapon a lista. Ennél jelenleg jobb felállást nem tudok, nagyon keyboard barát, kicsi a footprint (tomboy pl az én jegyzeteim száma miatt - kb. 120 db kisebb, raw data kb 10kb átlagban - konkrétan 100 megákat lapozott be induláskor).
Van még egy csalásom, Caps-lock gombra előjön egy jegyzetfájl, ahova firkálok, rendszeresen leírom a telefonszámokat, bookmark-okat amiket kapok, stb., majd nap végén helyre rakom a sorokat egyesével a jegyzetekbe. Produktív, "mindig van egy üres cetli kéznél".
Viszont, nekem is hiányzik egy egyszerűbben kezelhető rendszer, most a txt listából én rakom sorrendbe a task-okat régi szövegszerkesztős kombinációkkal. Pl. egyáltalán nem tudom átvinni a rendszerem mobilra, nincs notification rendszerem ami egyszerűen használható lehetne - akár csak egy billentyűkombinációval az adott sornak adhatnék egy popup-os figyelmeztetést szundi gombbal, stb.
Még arra gondoltam, hogy megpróbálok egy emacs-et (sose használtam), saját beállításokkal, hogy milyen formátumban írok le egy task-ot, egy thread-et, ilyen rendszerben, de nem volt még időm kialakítani. Jelenleg félbehagyottan van egy nautilus plugin-em, hogy sidebarként kezelje az adott mappával a jegyzetfájlt formázva, és van egy script-em emailek egyesével fájlba való letöltésére, mert a leveleimre is task-okként nézek.
Várom mások meglátásait is, szerintem nagy szükség lenne egy ilyen megközelítésű eszközre, nagyon sokan, akik nem tartanak most todo listát azért nem teszik, mert pl. egy hatos prioritási skála alapján rendezni a teendőket egyszerűen butaság, vagy mert van 8 project-jük egyszerre, és megannyi jegyzetük.