Még csak nem is kell office 365, sokkal egyszerűbb problémák is előfordulnak. Pl. nincs céges pastebin vagy hasonló. Nincs céges git szerver (vagy hasonló) ami
nem projekthez kötött. Nincs lehetőség közös dokumentum szerkesztésre (ala google docs)
Rommá van korlátozva a hálózat, miközben külsős ügyfél szervereit kell adminisztrálni. Nincs céges chat. Nincs hivatalos, működő csoportos hívás (a skype for business mostanában egyszerűen egy katasztrófa). Nem tudsz nagy méretű file-t küldeni ügyfélnek. Az ügyféllel való adatmegosztás nincs kényelmesen megoldva.
Gyakorlatilag a shadow IT azért alakul ki, mert a dolgozók nélküle a mindennapi munkájukat nem tudják megoldani (vagy olyannyira körülményesen, hogy inkább egy könnyebb utat választanak)